名寄せとは？
メリットからおすすめのツールまで詳しく解説！

名寄せとは

名寄せとは、組織内に分散している複数のデータベースから、顧客情報を整理し統合する手法です。
消費者のデジタル行動が急速に進み、企業が顧客データの収集と有効活用をどのように行うかが重要になりました。
そのため、エクセルやSFAツール、MAツールなど複数のツールを使用して顧客データを管理している企業もありますが、顧客データの入力ミスや重複などが起こると、施策の混乱を招き、顧客の信頼低下に繋がる可能性があります。
そこで、名寄せを行えば、企業内でデータの収集から整理までを行うことができ、信頼性の高い分析が可能となります。

名寄せが必要な場面

では、企業が名寄せを必要とするのは、具体的にどのような場面なのか、見ていきましょう。

オムニチャネルによる販売

オムニチャネルによる販売を行っている場合、1人の顧客がオンラインショップで購買し、別の時には実店舗を利用することがあります。
もしこれらを別々の顧客として扱ってしまうと、最適なサービス提供が難しくなる可能性があります。
一方、名寄せを実施すれば、複数のチャネルでの顧客情報を結び付け、トラブルを回避できます。
さらに、電話番号や住所などでデータを整理することで、より具体的な戦略を立てることが可能です。

企業の統合

企業が統合されると、それぞれの企業が持っていた住所や電話番号が重複することがあります。
統合前に各企業へアプローチをした後、名寄せを行わない場合、同じ企業に再度アプローチしてしまい、顧客からの信頼を失う可能性があります。
このような誤りを防ぐために、名寄せは必須作業となります。

データの品質向上

名寄せを実施することで、重複や誤記、表記のゆれなどが改善され、データの品質が向上します。
例えば、「株式会社」と「(株)」という表記がある場合、同じ企業名でも表記が異なるため、データを識別する際に別の会社とみなされる可能性があります。
また、データの品質が低いと、同じ名前の異なる会社に誤って連絡をするといったミスが発生する可能性もあります。
これらの誤りを回避し、データ品質を向上させるために、名寄せは欠かせない工程です。

名寄せの必要性

データベースに記録された情報には、しばしば重複が見られます。例えば、複数の担当者が独自に情報を入力した場合、表記の揺れが生じると、別情報として扱われる可能性があるのです。企業が扱うデータの量は年々増加しており、情報を統合することで、企業が保有する情報を効果的に活用することができるため、名寄せによる情報の整理はますます重要となっています。

名寄せのメリット

先述した名寄せのメリットは、以下のようにまとめられます。

適切なマーケティング活動ができる

整理された情報に基づいて、各顧客に効果的な戦略を展開できるため、名寄せはマーケティング活動に最適な手法です。
細やかなマーケティングにより、顧客との良好な関係構築や売上効率の向上が期待できます。
名寄せを行わず、データベース上で顧客情報が重複している場合、同じ顧客に対して複数回のダイレクトメールを送信したり、複数の担当者が個別に連絡を取ったりするなど、営業活動のアプローチも重複するリスクがあります。
これらの行動は、顧客に不快感を与えるだけでなく、自社への信頼を損なう可能性もあります。

名寄せの具体的なプロセス

名寄せの作業は、一般的に次のようなプロセスで行います。

⑴対象データの調査・現状把握

まず、データ内の各属性の入力状況を調査し、現状を把握します。
入力状況に応じて最終的な方針を決定し、データをどのように整理するかをこの時点で明確にします。

⑵データ項目の抽出

次に、名寄せの対象となるデータベースから、顧客を特定する上で必要なデータ項目を特定し・抽出し、データ項目の検討を行います。
例えば、あるデータベースでは「会社名」と記載されている項目が、他のデータベースでは「社名」という表記になっている場合があり、これらが同じものかどうかを確認する必要があるのです。

また、複数のデータベースを統合する際には、同じ情報が異なる形式で管理されていることがあるため、どちらの形式で情報を抽出するかを決定する必要があります。
例えば、データベースAでは「郵便番号」、「都道府県」、「市町村名」、「番地」、「ビル名」が管理されている一方、データベースBでは「住所」のみが管理されている場合があります。

⑶データのクレンジング

次に、抽出したデータを「クレンジング」します。データクレンジングとは、データベース内の情報を一貫した規則に従って統一することです。
これにより、次のマッチングのプロセスで同一とみなすことが容易になり、名寄せの精度が向上します。データ内の重複や表記の誤り、表記ゆれなどを探し、それらを削除や修正することでデータの質を向上させます。

⑷同一要素のマッチング

最後に、同じ種類や属性と識別された各要素に同一のIDを付与し、同一要素として特定できるようにします。
これにより、これまでデータベース内に存在していた要素の重複を排除し、運用に不具合が生じないようにします。
特に日本語には漢字・ひらがな・カタカナと複数種類の文字が混在するため、表記ゆれが生じやすい傾向にあります。

名寄せは、顧客対応やマーケティングの高度化など、企業の競争力を高めるために重要な作業ですが、それだけではありません。効率化やコスト削減のために、ツールの活用なども検討する必要があります。

名寄せの注意点

ここまでご説明したように、名寄せを行うことで、重複したデータを統合し、ミスを防止することが可能です。
しかし、すべての業務を名寄せに任せることは適切ではありません。
信頼損失や予期せぬトラブルを回避するために、注意すべきポイントがあります。
以下では、名寄せの注意事項を説明します。

表記の統一

データクレンジングを行う際に表記の一貫性に漏れがあると、同じデータであってもマッチングが困難になります。
マッチングの精度向上のためには、クレンジング段階で表記の統一を確認し、入念にチェックする必要があります。
定期的なクレンジングに加えて、表記の一貫性を確保するためには、日常業務で表記の一貫性に関するルールを共有し、定めておくことも重要です。

プライバシー管理

顧客情報を管理する際には、プライバシーの保護にも十分な注意が必要です。
たとえば、誤って同姓同名の異なる顧客にメールを送信してしまった場合を考えてみましょう。
受信者がメール内容を確認すると、情報漏洩が発生し、最悪の場合はトラブルに発展する可能性があります。
こうした情報漏洩を未然に防ぐためには、情報の正確性を最終確認することが必須です。

名寄せには専用ツールが必須！おすすめのツール9選

Data-Master®
DataStage
FORCAS
HubSpot
Sansan
T-Matching
uSonar
TRILLIUM
Valu∞

まとめ

本記事では、名寄せのメリットや手順の詳細について解説してきました。
膨大なデータを活用するためには、名寄せにより適切に管理することが重要です。
MDMプロジェクトにおいて名寄せはデータの信頼性を高めるための1丁目1番地の取組みであり、
データの信頼性を高める為の不可欠な作業となります。
名寄せを簡単に行うためのツールは数多く提供されておりますが、お客様のマスターデータの状況に応じて、
適したものを選んで利用しましょう。