EDIでできることとは？
業務効率化につながる活用例をわかりやすく解説

1. EDIでできること

EDIとは企業間でデータをやり取りする仕組み

EDIでは、これまで紙やFAX、メール添付でやり取りしていた見積書や注文書、請求書などの取引情報を、電子データとして企業間でやり取りすることができます。

例えば、次のような業務プロセスをデジタル化できます。
・見積
・受注
・発注
・納期回答
・請求
・支払

企業間でやり取りする情報をシステム間で連携できるため、紙やFAX、メールの内容を担当者が確認して自社システムへ入力するといった作業を削減できます。

その結果、企業間取引のデジタル化や、手入力によるミスの削減、取引先との迅速な情報共有など、業務の効率化を実現できます。

2. EDI導入で得られる3つのメリット

業務効率化

EDIで企業間取引を電子化すると、業務効率化、ミスの削減、情報共有の迅速化というメリットが期待できます。

①転記作業の削減
FAXやメールで注文書を受け取る場合、担当者は記載された数量や品番、納期などを確認し、自社のシステムへ入力しなければなりません。

EDIでは取引先から受け取ったデータを電子的に連携できるため、人が同じ内容をあらためて入力する作業を減らせます。特に、日々多くの注文を処理する企業では、転記作業の削減によって担当者の負担軽減が期待できます。

②確認作業の削減
発注状況や納期回答をFAXやメールで管理していると、必要な情報を探したり、取引先へ電話で問い合わせたりする作業が発生します。

EDIで受け取った取引データを業務システムとあわせて管理することで、発注内容や納期回答などを確認しやすくなります。

ミスの削減

人による入力や確認の工程が多いほど、取引情報を扱う際のミスも発生しやすくなります。EDIによって手入力の工程を減らすことで、数量や品番の入力ミス、確認漏れなどの防止が期待できます。

①数量ミス
注文書に記載された数量をシステムへ手入力すると、数字の読み間違いや入力間違いが起こる可能性があります。EDIで注文データを電子的に連携することで、手入力に起因する数量ミスの削減が期待できます。

②品番ミス
取引先の商品コードと自社の商品コードが異なる場合、担当者による読み替えや入力が必要になることがあります。
EDIでは、あらかじめ設定した変換ルールを利用することで、手作業による品番の入力間違いの削減が期待できます。

③確認漏れ
FAXやメールで複数の取引を管理していると、注文書や納期回答の確認が漏れてしまう場合があります。取引データを電子的に管理することで、処理状況を把握しやすくなり、確認漏れや対応漏れのリスク低減が期待できます。

情報共有の迅速化

EDIでは、取引先から受け取った情報を電子データとして連携できます。FAXの受信やメールの開封を待って担当者が処理する方法と比べて、必要な情報を社内で速やかに共有しやすくなります。

①納期確認の効率化
納期回答を電話やメールで確認している場合、仕入先への問い合わせや回答内容の記録に時間がかかります。

納期回答情報をEDIで連携すると、仕入先からの回答を電子データとして受け取り、発注情報と関連付けて管理しやすくなります。

②取引状況の可視化
発注や納期回答、出荷、検収といった情報を個別のFAXやメールで管理していると、取引がどの段階まで進んでいるのか把握しにくくなることがあります。

EDIで連携された取引データを業務システムとあわせて管理することで、発注や出荷などの進捗状況を把握しやすくなります。取引状況が見えることで、対応が遅れている案件の早期発見にもつながります。

3. そもそもEDIとは？

EDIの定義

EDIとは「Electronic Data Interchange」の略称で、日本語では「電子データ交換」と呼ばれます。

企業間で発生する発注書、納品書、請求書などの取引情報を、あらかじめ決めた形式に基づいて電子データとして交換する仕組みです。

従来の企業間取引では、電話やFAX、メールの添付ファイルなどが広く使われてきました。しかし、これらの方法では、受け取った情報を担当者が確認し、自社のシステムへ入力する必要があります。

EDIでは、企業間でデータの形式や通信方法などのルールを定め、そのルールに沿って取引データを交換します。これにより、受け取った情報を自社のシステムへ連携しやすくなり、手作業による入力や確認を減らすことができます。

Web-EDIとの違い

Web-EDIとは、インターネット上のWebブラウザを利用して企業間取引データをやり取りする仕組みです。

EDIは、標準化された取引データを企業間で電子的に交換する仕組み全般を指し、多くの場合、企業の基幹システム間で連携してデータを自動処理します。

一方、Web-EDIでは、利用者がWebブラウザから専用サイトへログインし、発注情報の確認や納期回答、請求情報の登録などを行う運用が一般的です。

ただし、近年はWeb-EDIでもCSV連携やAPI連携による自動化が行われるケースがあり、必ずしも手作業が前提ではありません。

そのため、EDIとWeb-EDIのどちらが適しているかは、取引量、取引先数、既存システムとの連携要件、運用負荷などを考慮して判断する必要があります。

4. EDIの活用例

購買業務でのEDI活用例

製造業や小売業では、発注から納品、請求までの取引データを頻繁にやり取りします。

従来は、FAXやメールで発注書を取引先へ送り、納期を電話やメールで確認するケースがありました。商品が納品された後は、納品書と発注内容を照合し、検収結果や請求情報をシステムへ入力します。

EDIを活用すると、発注情報を電子データとして取引先へ送信できます。また、取引先との取り決めに応じて、納期回答や出荷案内、請求情報なども電子データでやり取りできます。

さらに、自社の購買管理システムや基幹システムと連携することで、関連する情報を一元的に管理しやすくなります。

受注業務でのEDI活用例

製造業や卸売業の受注部門では、複数の取引先から日々注文を受け付けています。

FAXやメールで注文を受ける場合、受注担当者は取引先名、商品番号、数量、希望納期などを確認し、自社の販売管理システムへ入力します。その後、在庫や生産状況を確認し、取引先へ納期を回答します。

EDIを活用すると、取引先から送信された注文情報を電子データとして受け取り、自社の受注処理へ連携できます。また、取引先との取り決めに応じて、納期回答や出荷案内、請求情報などもEDIを通じて送信できます。

5. まとめ

EDIでできることを理解し、自社に適した活用を検討しよう

EDIは、発注書や請求書などの取引情報を企業間で電子データとして交換する仕組みです。

企業間取引をデジタル化することで、転記作業や確認作業の削減、入力ミスの防止、情報共有の迅速化などを実現し、業務効率化につながります。

また、EDIは受注業務だけでなく、購買業務、請求業務など幅広い業務で活用されています。導入を検討する際は、取引量や取引先の要件、自社システムとの連携方法を踏まえ、自社に適した運用方法を検討することが重要です。

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