業務改善のアイデア事例11選を紹介！
進め方やポイント・ツールまで

業務改善とは

業務改善とは、業務を進める上でのプロセスから課題を見つけ出し、非効率な業務を改善する取り組みのことです。原則として既に取り組んでいる業務のプロセスを維持したまま、物事をより良い状態へと改善していくことを指します。

具体的には、業務の中で発生する「ムリ・ムダ・ムラ」を削減して最適化したり、企業の「ヒト・モノ・カネ」を適正管理する施策を行います。業務改善にはさまざまな方法があり、ITツールの導入やアウトソーシングの利用なども取り組みの１つです。

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業務改善と業務効率化の違い

業務改善と似た概念に「業務効率化」があります。業務改善と業務効率化は、業務の無駄やムラを省き企業の利益を向上するといった目的は両者とも同じです。

業務改善は手段であり、業務改善に至るまでの過程で行われるのが業務効率化であると覚えておくとよいでしょう。

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業務改善のメリット

業務効率化を進め、業務改善を目指していくことで以下のメリットを受けられます。

・コスト削減
・利益の増加
・従業員のモチベーション向上
・多様な働き方への対応

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

コスト削減

業務改善を行うことで、業務を遂行するうえで発生するさまざまなコストを削減できます。残業時間や書類作成にかかっていた時間、それにかかる人件費など、時間的・人的・経済的コストを含めたさまざまなコスト削減が可能です。

無駄な時間の削減は、近年取り沙汰されている働き方改革にも貢献します。コスト削減によって会社の利益構造の改善に寄与するだけでなく、従業員の働きやすさにもつながるでしょう。

利益の増加

業務改善は、会社の利益の増加にもつなげられます。先ほどもお伝えしたようなコスト削減による実質的な利益増加だけでなく、人的リソースが生まれたことによる利益増加も期待できるでしょう。

今までヒトが行っていた業務を自動化し、今までその業務に従事していた従業員を他の注力すべき業務に専念させることが可能です。生産性の高い業務にリソースを投入することで、より利益の増加を見込めます。

従業員のモチベーション向上

残業時間や長時間労働など無駄な時間から開放されることで、従業員に心の余裕が生まれたり、モチベーションの向上にもつながったりするでしょう。従業員が働きやすい環境は、離職率低下にも貢献し、企業側にもメリットがあります。

精神的・身体的にも健康な状態で業務に従事でき、従業員のパフォーマンス向上にもつながります。

多様な働き方への対応

働き方改革の推進や少子高齢化による人材不足によって、多様な働き方が求められています。企業はこうした流れに対応するため、テレワークやサテライトオフィスなどの勤務場所や時間を問わない環境を提供することが重要です。

業務改善を進める上で、クラウドサービスなどを活用する場合もあるでしょう。さまざまなサービスやツールの活用は、多様な働き方の実現を後押しできる手段となります。

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業務改善の進め方

業務改善は以下の手順に沿って進めていきます。

１.業務改善の目的を明確化する
２.業務の可視化と課題の整理
３.優先順位を明確にする
４.業務改善計画の策定と実行
５.業務改善の振り返り

業務改善の具体的な進め方について解説します。

業務改善の目的を明確化する

まず、業務改善を行う目的を明確化しましょう。目的が定まらないまま業務改善を行うと、取り組みがあいまいになってしまう可能性があります。目的を明確化しておくことで、業務改善を実行に移した際に、より意識を高めて取り組めるでしょう。

業務の可視化と課題の整理

次に、業務内容を洗い出し、業務の流れや作業量、作業時間などを確認しましょう。現在の業務を整理し、可視化することで、問題点や課題が明確になりやすく、分析も容易になります。やらなくてもよい業務など、業務の無駄を見つけることにもつながります。

分析を行ったうえで、「マニュアルがわかりにくい」「ミスが発生しやすい工程がある」など、具体的な課題や問題点をできるだけ多く挙げていくことが重要です。

優先順位を明確にする

課題や問題が明らかになったら、改善すべき業務に優先順位を付けることが重要です。優先順位をつけず、全てを同時進行で行ってしまうと、現場が混乱するだけでなく、本当に重要な課題の解決が後回しになってしまう可能性があります。

優先順位を決める場合は、すぐに効果の出る業務、改善への道すじが近い業務にフォーカスするのがおすすめです。そして優先度の高い順に、業務改善を進めていくとよいでしょう。

業務改善計画の策定と実行

優先順位を明確にできたら、業務改善計画の策定に進みましょう。いつまでに・何を・どのようなやり方で行っていくか、業務改善に向けた具体的なスケジュールを設定することが重要です。

スケジュールの設定後、実際に業務改善を行うステップに移行します。一つひとつのステップを確認しながら、業務改善策を進めていきましょう。

業務改善の振り返り

業務改善策を実行することがゴールではありません。実施後は、定期的な評価を実施し、実際の効果を検証していくことが重要です。改善できている点はもちろん、滞っている業務やミスが生じている業務の確認も行いましょう。

業務改善だけではなく、新規システムの導入など企業として新しい試みを行う場合、はじめからスムーズに進めることは難しいものです。トライ＆エラーを繰り返しながら、自社に合った業務改善を進めていきましょう。

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業務改善を促進するアイデア事例11選

業務改善や業務効率化をスムーズに進めるためには、既存業務の見直しやツールの導入などさまざまな手法があります。11つのアイデア事例について詳しく紹介します。

やらなくてもよい業務を見つける

「本当に必要な資料なのか」「現在行っている業務が何につながっているのか」を考えながら担当者が本来やるべき業務に集中することが重要です。

そのためにはまず、既存業務の無駄を洗い出しましょう。無駄な業務を削減することは、効率的な業務の促進につながるだけではなく、コア業務への集中投資を行うことも可能になります。

業務の優先順位・スケジュールの見直し

企業内で抱えるすべての業務を、同時に解決していくことは困難です。既存業務の中で改善すべきものの中から、時間を要するもの、影響範囲の広いものや緊急度の高いものをピックアップし、優先順位を定めていきます。また、時間ごとに取り組む作業を決めておき、「いつまでに作業を終わらせる」などスケジューㇽの見直しや刷新を進めましょう。

自動化できる業務がないか検討する

業務内容を洗い出していくと、毎日行っている作業が見つかる場合もあります。このような定型業務は、単純なのに作業量が多かったり、整理方法や共有方法を担当者しか理解しておらず属人化していたりする傾向にあるため、自動化を検討しましょう。

自動化とは、マクロを利用してエクセルやワードの処理を行ったり、ソフトウェア型のロボットに自動で代行処理を行ってもらったりすることです。業務の自動化を実施することで、作業効率が一気に向上するでしょう。

マニュアル・業務フローを作成する

知識だけを記載するのではなく、図や表を用いながら読み手が理解しやすいマニュアル作成を行いましょう。マニュアルを作成することで、業務の標準化を行えます。

また、業務の流れを明記した業務フローも作成することで、業務全体の流れの可視化が可能です。業務の内容が理解できていても、流れが把握できていなければ意味がなく、その逆でも効率化は促進できません。マニュアルと業務フローの作成は同時進行で行うことが、業務改善につながります。

タイムマネジメントの可視化

タイムマネジメントとは、時間を管理することです。部署や担当者別の日毎・週毎のスケジュールを作成し、詳しい業務内容や進捗を確認しやすい環境を作っておきましょう。

このようにタイムマネジメントを可視化しておくことで、業務のバラつきやムラを削減することにつながります。労働時間も有効に活用でき、業務の適正化も実現可能です。

データベースを活用する

データベースとは、部署や社員それぞれが保持しているデータを企業内で整理・蓄積し、いつでも取り出せるようなシステムのことです。

商品の在庫状況だけでなく、顧客からの質問やそれに対する回答などの顧客の細かな情報まで網羅されています。過去に生じた事例に対しての対応などから、顧客対応を統一化でき、業務改善を促せます。

部署・担当の業務の割り当ての見直し

どんな人にも得意不得意があります。社員の得意分野を確認するなど、１人１人の特性を把握し、適材適所の人員配置を行うことも業務改善の一つです。

社員との話し合いの場を設けるなど、コミュニケーションを図りながら現状把握を行い、適切な部署や担当者になれるよう調整しましょう。適切な人員の配置は社員のモチベーションの向上にもつながります。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、社内業務を外部委託する方法のことです。企業内のリソースには限りがあるため、すべての業務を自社内で担う必要はありません。アウトソーシングが可能な業務内容には事務作業全般や財務、システム管理などが挙げられ、これらを外部に委託することによって業務負担を軽減できるメリットがあります。

最近では、戦略的アウトソーシングも増えてきており、委託先の優れた知識を自社のサービス向上に役立てている企業もあります。

クラウドでの情報共有

クラウドサービスを利用し、必要なデータやファイルを保存・共有することで業務改善を図れます。

場所や時間を問わず情報をいつでも閲覧できるため、在宅勤務やサテライトオフィスなどで活用できます。クラウドの活用は、スムーズな業務遂行と利便性の向上によって無駄を省き、業務改善につなげられるでしょう。

システム・ツールの導入

業務改善を助けるツールにはさまざまなものがあります。社員同士のコミュニケーションの効率化を図ることのできる「チャットツール」や、自社内のフォルダやファイルを社員間で共有できる「データベースツール」、時間やタスクを管理できるツールなど多岐に渡ります。自社の課題に合わせたシステムやツールの導入を検討してみましょう。

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業務改善を進めるポイント

業務改善を進めるにあたって、注意すべきポイントが４つあります。詳しく説明していきます。

改善項目の明確化

自社内の全ての業務改善を進めようとすると、実現には多くの時間を要します。まずは、今すぐ改善すべき業務なのかを踏まえ、項目をピックアップします。「仕事の無駄を無くして効率化させたい」「マニュアルを刷新して業務のクオリティを統一したい」など、具体的に項目を決めることで、まず初めに何をすればよいのかが見えてくるでしょう。

起こったミスはフィードバックとして活用する

業務を遂行していく中でミスは必ず起こりうるものです。大切なのはミスそのものではなく、生じたミスをどのように処理したかということです。なぜそのようなミスが発生してしまったのか、発生時の対応や他の社員も同じミスをしていないかを確認し、単なるミスで終わらせず、フィードバックとして活用できるようにしましょう。

すべてのアイデアを実行しようとしない

業務改善を進めるにあたって先述したアイデアや事例がありますが、これらを一気に実行しないよう注意しましょう。一度に多くのアイデアを実行してしまうとそれぞれが中途半端に終わってしまう可能性もあります。社内のリソースや社員の能力に合わせて、確実に実行できるようなプランを策定することが重要です。

自社にあった方法を選択する

自社の課題と施策のミスマッチが生じ、業務改善が滞ってしまうケースもあります。自社に合わない方法は社員の手間だけでなくコストも増え、大きなトラブルにつながる可能性も高くなります。業務改善にこだわりすぎると、かえって企業活動に悪い影響を与えかねません。自社の課題に沿った方法の選択を、事前に企業全体で検討しましょう。

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業務改善・業務効率化におすすめのツール

業務改善や業務効率化を助けるツールにはさまざまなものがあります。その中でもおすすめのツールを紹介します。

タスク・プロジェクト管理サービス

タスク・プロジェクト管理サービスとは、誰が何の業務に従事し、どのような進捗状況であるのかを視覚的にわかりやすく管理できるツールです。

主な管理サービスツールに「Backlog」や「Trello」があります。タスクやプロジェクトの可視化により、業務の優先順位を明確化できるだけでなく、担当者間の業務の標準化に役立てられます。

ＲＰＡ

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、今までヒトが行っていた定型業務をロボットが代行処理してくれるツールです。

今まで定型業務を行っていた人材を必要な部署に配置し、より効率的な業務を行うことが可能となります。ロボットが作業を行うため、人為的なミスも発生しません。代表的なRPAツールに「WinActor」があります。

コミュニケーション/チャットツール

コミュニケーションツールやチャットツールの活用によって、ビジネスにおける情報共有の効率化やコミュニケーションのスピード化を図ることができます。

社内のコミュニケーションが活発になると、部署・担当者間の連携も密接になり、品質の向上につながっていくでしょう。コミュニケーション・チャットツールの代表的なものとして「Slack」や「chatwork」があります。

クラウド型マニュアルサービス

クラウド型マニュアルサービスを利用すれば、社内外からいつでもマニュアルの作成や修正、閲覧が可能となり、業務改善につながります。多くのクラウド型マニュアルサービスには、マニュアルのテンプレートが用意されているため、作成者の負担も軽減するでしょう。代表的なツールに「Teachme Biz」があります。

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まとめ

自社の既存業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、自社に見合った方法を選択し適宜効果検証を行うことが業務改善への近道です。自社の人的リソースには限りがあるため、業務改善を助けるツールを活用しながら進めていきましょう。

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