業務改善に役立つフレームワーク15選｜
活用のメリットもあわせて紹介

業務改善・フレームワークとは？

まずは、業務改善とフレームワークについて知り、理解を深めることで、具体的な取り組みをイメージしやすくなります。

業務改善とフレームワークについて、定義や詳しい内容を解説します。

業務改善とは

業務改善とは、業務上の課題や問題点を見つけて解決し、業務の最適化を目指すことです。多くの企業で取り組まれている「業務効率化」も業務改善の１つと言えます。

業務改善で解決を図るべき課題や問題点は、「ムリ・ムダ・ムラ」と表現されます。

「ムリ」は、無理があるという意味です。例えば、目標が力量に見合わず負担がかかっている、スケジュール設定が現実的ではないといった状態です。

「ムダ」は反対に、適切な負荷がかかっていないことで、無駄な動作が生まれてしまっている状態を指します。

「ムラ」は「ムリ・ムダ」のせいで、パフォーマンスにばらつきが発生している状態です。同じ業務を行っても、成果に差が出てしまいます。

業務改善では、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすために日頃の業務を「見える化」し、タスクに優先順位を付けることから始めます。そして、マニュアル化やシステム化を実施し、検証と見直しを繰り返すことで業務を改善していくのです。

業務改善は労働環境の改善にもつながるため、従業員の働きやすさにもつながるでしょう。また、余分にかかってしまっていたコストの削減や、高いパフォーマンスによる生産性の向上も期待できます。

フレームワークとは

フレームワークとは、「枠組み」を意味する言葉です。業務改善におけるフレームワークは、課題を「見える化」し、改善すべき点を洗い出すことを目的としています。

業務改善は、決まった１つの方法があるというわけではありません。それぞれの企業が抱えている課題に合わせて、意味を持った改善を行うものです。

フレームワークは、解決策を考えるときに必要な要素を含む「枠組み」として設計されます。枠組みに沿わせる形で実施していくことで、失敗するリスクの低減や解決策の発見につながるという仕組みです。

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業務改善でフレームワークを活用する重要性・メリット

業務改善にフレームワークを活用することは、どのような重要性があり、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

フレームワークを最大限に有効活用するためにも、フレームワークの重要性とメリットについて確認しておきましょう。

業務が可視化され課題が明確になる

業務改善のフレームワークを活用する際には、業務の可視化からスタートします。「誰がどのような業務をおこなっているか」「どの業務にどれだけの時間がかかっているか」など、業務を可視化することで、プロセス全体像を把握することが可能となります。

業務を洗い出す過程で、これまでに見えていなかった自社が抱える課題や問題点が明確となり、具体的な解決策も考案しやすくなることは、フレームワークで得られる大きなメリット といえるでしょう。

社内の課題への共通認識が持てる

業務改善のフレームワークによって、課題が浮き彫りになることは、自社が抱える課題への共通認識にもつながります。

言語のみで、他者と共通認識を持つことは難しいものです。しかし、フレームワークの活用によって業務を可視化することによって、共通認識が容易となります。

社内の課題は、個人や特定の部門だけで抱えるのではなく、社内全体で課題を認識し、共有することで、課題解決の具体的な対策も練りやすくなるでしょう。

労働環境の改善

業務改善のフレームワークは、労働環境の改善にも有効です。

長時間労働やサービス残業が常態化している企業は多く、労働環境の悪化に気付きにくい状態です。業務改善のフレームワークによって業務を可視化し、見直すことで、作業の無駄を削減することが可能となります。

思考時間を短縮できる

どのような業務でも、思考時間は必要です。しかし、思考に時間がかかってしまっていては、その他の業務に支障をきたす恐れがあります。そもそも思考内容の論点がズレていては、限られた労働時間の無駄使いにもなりかねません。

業務改善のフレームワークを活用すれば、あらかじめ何を考えるかを絞り込むことができるため、思考時間の短縮化が期待できます。

コストを削減できる

業務改善のフレームワークの活用によって、コスト面のメリットも得られます。代表的なのが、ペーパーレス化によりコスト削減です。

たとえば、社内の提出書類に紙を使用していた場合、フレームワークを活用することで、ツール上での内容確認が可能となります。これまでかかっていたコピー紙やインク代など、紙媒体にかかるコストを削減できます。

従業員の満足度向上

無駄な業務は、従業員のモチベーション低下や離職を引き起こす原因となります。フレームワークによって業務改善を図ることで、無駄な業務を削除し、従業員がコアな業務に集中できる環境整備が可能です。

より高い価値のある業務を行い、従業員の労働環境における満足度を向上させることができます。近年増加傾向にある、離職のリスクを防ぐ効果も期待できるでしょう。

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業務改善の代表的なフレームワーク15選

業務改善に役立つフレームワークは数多くあり、「どのフレームワークを選べばよいのかわからない」と悩む方も多いでしょう。

ここでは、業務改善に役立つ代表的なフレームワークを紹介します。

BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）

BPMNとは、「Business Process Model and Notation」を略した言葉です。ビジネスプロセスモデルの表記に関する国際標準（ISO19510）として定められているフレームワークで、ビジネスプロセスモデル、つまり業務フローを下図のように図式化していきます。

業務改善におけるBPMNの活用には、大きく次の３つのメリットがあります。

①プロセスを可視化できる
複雑な業務フローも、図形や矢印などを用いて簡易表記にします。誰が見ても同じ意味として伝わる形となるため、個人差なく業務改善を進めることが可能です。

②プロセスを文書化できる
従業員のトレーニングに使いやすくなります。また、プロセスの再評価をしたい際にも、参考資料としても活用しやすいでしょう。

③分析と最適化がしやすくなる
プロセスを細かく分けて図示することで、 プロセス上のムダが発生している箇所やボトルネックの特定がしやすくなり、効率的に改善を進められます。

統一された記法と視覚的な表現力を持つBPMNは、業務プロセスについて理解と改善のサポートになる強力なツールだと言えるでしょう。規模の大きなプロジェクトのように、複数の部門や組織が関与する業務に非常に役立つフレームワークです。外部のパートナーなどとの協業時にも、共通理解を築くための基盤として活用できます。

ECRS（イクルス）

ECRS（イクルス）とは、業務改善を図るために、順番と視点を示したフレームワークです。

ECRSは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の頭文字をとった言葉で、業務改善における優先順位を表しています。排除が最も業務改善の効果が高く、その次に結合、交換、簡素化の順に取り組むとよいとされています。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、業務プロセスを「価値連鎖」とみなし、どの工程において価値が生まれるのかを分析するフレームワークです。

バリューチェーン分析を活用する際には、マーケティングや販売などの主活動と、技術開発や人事などの支援活動の２つに分類します。

工程ごとに分析を行うことで、強み・弱みを把握でき、競合企業との差別化を図るポイントを見出せます。各活動におけるコストの把握もできるため、企業全体のコスト削減にも有効です。

KPT

KPTとは、「Keep（維持すること）」「Problem（改善すべき課題）」「Try（次に試みること）」の頭文字をとった言葉で、振り返りによって業務改善を図るフレームワークです。

まずは、KeepとProblemを書き出して、それぞれの内容についてディスカッションを行います。問題点などを話し合った後、具体的にはどのような行動をとるのかをTryとして書き出しましょう。

KPTは、定期的且つ短期間で繰り返すことで、より高い効果を発揮するフレームワークです。

ロジックツリー（決定木分析）

ロジックツリーとは、物事を可視化し、課題の解決法を導き出すフレームワークです。ロジカルシンキング（論理的思考）の手法の１つであり、問題を可視化して分解することによって、業務の可視化が行えます。

木が枝を広げるように、問題を細分化してツリー状に書き出すことから、ロジックツリーと呼ばれています。

ロジックツリーは、業務の停滞や生産性の低下といった悪影響を引き起こしているボドルネックの特定がしやすくなるフレームワークです。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとった言葉です。企業の業務改善や業務効率化を図り、生産性向上を目指せるフレームワークです。

PlanからDo、Checkの順に続けて行い、最後のステップであるActionまで終わったところで、また最初のPlanに戻るサイクルを繰り返すことで、計画から改善までの作業フローのルーティン化が可能となります。

MECE

MECE（ミーシー）とは、「Mutually Exclusive・Collectively Exhaustive」を略した言葉です。直訳すると、「それぞれが重複することなく、全体集合としてモレがない」となりますが、「モレなく、ダブりなく」という意味合いで使用されています。

MECEは、ロジカルシンキング（論理的思考）の基本概念ともいえる重要な概念です。

主観的になりがちな思考に客観性をもたせ、論理的に整理できるため、業務改善の正しいアプローチ方法を導き出せます。

５W２H

５W２Hは、業務改善を行う際の基本的なフレームワークです。

５W２Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Much（いくらで）」の合計７つの要素で構成されています。

７つの要素を意識し、情報を整理していくことで、論理的に分類してまとめることが可能となります。情報伝達やプレゼンテーションといった、ビジネスでの幅広いシーンで活用できるフレームワークです。

４象限マトリクス

４象限マトリクスとは、横軸と縦軸の２つの軸を交差させることで４つのエリアを作り、カテゴリー分けをすることで、事象の整理と可視化が行えるフレームワークです。

業務改善を目的として４象限マトリクスを活用する場合、重要度と緊急度の２つを軸に設定します。物事の優先順位を正確に判断することで、優先すべきタスクが明確となり、業務の改善化が図れます。

時間を有効活用できることから「時間管理のマトリクス」とも呼ばれているフレームワークです。

SWOT分析

SWOT分析は1960年代にスタンフォード大学で開発されたフレームワークで、企業やプロジェクトの戦略を策定する場面で重宝されています。下記の４要素を明確にすることで、最適な戦略を策定していける手法です。

①強み（Strengths）
企業やプロジェクトの強みとなる、独自の利点や資源を指します。

②弱み（Weaknesses）
競合他社や他のプロジェクトと比べて不利なところや課題となっている点です。

③機会（Opportunities）
外部環境から生じることが期待できる、新しいビジネスチャンスや可能性です。

④脅威（Threats）
外部環境からの競合の発生や、規制がかかるもの、技術の変化といったリスク要因を指します。

SWOT分析を行うと、最大限に強みを活用しつつ、弱みをどう補完するかが考えやすくなります。

また、機会や脅威を明確にすることで、業界や市場といった外部環境の変化へも迅速に対応でき、リスクの予測や対策も立てやすくなることも大きなメリットです。

リーン思考

リーン思考は、資源に限りがある中で、いかに高品質な製品を効率的に生産するかということに重点を置いた業務改善の手法です。トヨタ自動車が20世紀中頃に開発しました。

リーン思考は、次の５つの原則に基づいています。

①価値の特定
顧客が求めている価値を明らかにして、提供するプロセスの特定を行います。

②バリューストリームのマッピング
バリューストリームは直訳すると「価値の流れ」です。価値を生み出す流れであるプロセス全体をマッピングして、無駄が発生している箇所がないか探します。

③フローの最適化
無駄を取り除いて、フローをスムーズに進められる形に最適化します。

④プル方式の導入
生産やサービスの提供は顧客の需要に応じて行うと、無駄が発生しません。

⑤継続的な改善
継続的に見直しを行い、スモールステップで改善を進めます。

リーン思考は、無駄を排除した効率的な業務フローの作成を行いたいときに役立つフレームワークです。顧客中心のアプローチを基本としているため、顧客満足度の向上や市場変化への迅速な対応も可能になります。

マンダラート

マンダラート（マンダラチャート）とは、目標に向かって行動計画やアイデアを整理する、シンプルなフレームワークです。

まずは、３×３の９マスを用意し、中央のマスに行動の目的を書き込みます。周囲のマスにはその目的を達成するために必要なタスクを記入します。そこからさらに放射状に広がるように、９マスの枠を増やし、81マスとすることで、さらなる細分化が可能となります。

マンダラートは、メジャーで活躍する大谷選手が活用していたことでも有名なフレームワークです。

As is/To be

As isは現在の状態、To beは理想の状態を表し、現状の問題と理想の状態を把握するために役立つフレームワークです。

まずは、理想とする企業の姿（To be）を書き出し、それに対する現状を（As is）を書き出します。理想と現実を比較することで、ギャップが明確となります。ギャップの要因を明確にすることで、取り組むべき課題が浮き彫りとなり、具体的な業務改善に取り組むことが可能です。

RACI（レイシー）

RACI（レイシー）は、「Responsible（実行責任者）」「Accountable（説明責任者）」「Consulter（相談先）」「Informed（報告先）」の頭文字をとった言葉です。チーム内において、誰がどのような役割で関わるのかを示し、責任範囲を明確にするフレームワークです。

それぞれのメンバーが果たすべき役割と業務の責任範囲を明確にすることで、業務を円滑に進められるようになります。誰も対応していない業務に気づき、人員の確実な確保も可能です。

PERT（パート）図

PERT (パート)図とは、「Program evaluation and review technique」を略した言葉です。直訳すると「工程の見積と評価の技法」という意味があり、タスクの所要時間やスケジュールなどの情報を組み合わせ、業務全体の流れと図表化できるフーレムワークです。別名アローダイアグラムとも呼ばれています。

丸印で表現したタスク同士を矢印で結んで、業務の流れを図表化します。矢印の上部には、所要時間や日数などの情報を加えることで、全体の流れとスケジュールを視覚的に捉えられます。

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業務改善フレームワーク活用のポイント

フレームワークを活用して業務改善を行う際に、気を付けるべき４つのポイントを解説します。

QCDバランスを考慮する

QCDは、「品質・費用・納期（Quality・Cost・Delivery）」を意味します。いずれかの要素に偏った施策では、生産性の低下につながるので注意が必要です。優先順位は、品質、費用、納期の順が妥当ですが、バランスも大切にして改善を行っていきましょう。

目的・課題を明確にする

業務改善の実施そのものを目標にするのではなく、改善を行うことでどのように変えていきたいかを明確にして取り組むことが重要です。活用するフレームワークも目的や課題に合わせて検討することで、最適なものが選べます。

現場の声を聞く

ワークフレームで分析をするために、まずは現状の情報を集めなければなりません。業務プロセスの現状や課題点を知るためには、現場の声を聞くことが重要です。現場の意見を尊重したうえで、業務改善の目的を共有して協力を得られるように努めましょう。

中長期的なプランを立てる

業務改善を行っても、すぐに効果を得られるとは限りません。根本的な解決には時間がかかるという課題も少なくないため、中長期的なプランを立てて取り組みましょう。

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まとめ

ビジネス環境が目まぐるしく変化する現代社会で生き抜くためには、企業の業務改善が必要不可欠です。フレームワークを活用し、効率良く業務改善を進めましょう。

フレームワークを活用する場合は、自社の課題に見合った適切なフレームワークを選ぶ必要があります。また、フレームワークだけに頼るのではなく、その他の業務効率化に役立つシステムやツールを併用するとよいでしょう。

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