DXツールとは？
代表的なツールや選定のポイント・
導入前の準備について解説

DXツールとは？

DXツールとは、企業のDX推進をサポートするツールです。
業務の効率化をサポートするツールやマーケティングに特化したツールなど、さまざまな種類があります。

DX推進を実現するため、自社でシステム開発を行うことも可能です。
しかし、システムの内製化は素早い変化への対応や柔軟性といったメリットがある反面、膨大な時間とコストを要するなどの課題にも直面します。

DXツールは特定の業務に特化して開発されているため、時間やコストを抑えて、迅速なDX推進が目指せます。

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そもそもDXとは？

DXとは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」を略した言葉で、日本語では「デジタルによる変容」と訳されています。

日本の経済産業省は、DXの定義を下記のように定義しています。

“企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。”

現在、日本で急務とされているDXは、企業がデータやデジタル技術によってビジネスモデルを変革し、競争力を高めるための取り組みといえます。

経済産業省「DX推進ガイドライン」「産業界のデジタルトランスフォーメーション」

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DX推進の背景

次に、DX推進の背景を具体的にみていきましょう。

消費者・市場ニーズの変化

デジタル技術の進展に伴い、消費者や市場のニーズが急速に変化しています。
スマートフォンの普及やインターネットの高速化により、消費者は迅速かつ個々のニーズに合わせたサービスを求めるようになりました。

これに対応するため、企業はデジタル技術を活用して顧客体験の向上や新たな価値提供を図る必要があります。
これがDXの推進を後押ししているのです。

レガシーシステムの課題

多くの企業が依存しているレガシーシステムは、柔軟性や拡張性に欠けています。
そのため、最新のデジタル技術と統合しづらく、新しいビジネスモデルの導入や市場の変化への迅速な対応が困難になります。

また、レガシーシステムの維持コストも高く、競争力を低下させる要因となっているのです。
DX推進は、これらの課題を解決し、企業の持続的成長を支えるための重要な取り組みだといえるでしょう。

2025年の崖

「2025年の崖」とは、経済産業省が指摘する日本企業のITシステムの老朽化問題です。
2025年までに多くの企業がレガシーシステムの刷新を行わない場合、システム障害やセキュリティリスクが増大し、経済的損失が発生する可能性が高いとされています。

この問題を回避するためには、早急なDX推進が不可欠です。
企業は最新のデジタル技術を導入し、将来にわたって効率的に運用できる柔軟なITシステムを構築する必要があります。

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DXツール導入で得られるメリット

DXツールの導入により、従来の手作業や非効率なプロセスをデジタル技術で自動化・最適化することが可能です。
これにより、企業の業務効率が大幅に向上し、競争力も強化されます。
デジタル化は業務プロセス全体を変革し、多くのメリットをもたらします。
ここでは、DXツール導入による具体的なメリットをみていきましょう。

業務やシステム運用を自動化

DXツールの導入により、業務やシステム運用の自動化が実現します。
これにより、手作業で行っていたデータ入力やレポート作成、システムの監視・メンテナンスなどのタスクが自動化され、ヒューマンエラーの削減と業務効率の向上が期待できます。

また、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上するでしょう。

コミュニケーションの効率化

DXツールは、企業内外のコミュニケーションを効率化します。

チャットツールやプロジェクト管理ツールの導入により、情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードが向上します。
また、リモートワークの普及に伴い、オンライン会議システムの重要性が増しており、場所を問わず効果的なコミュニケーションが可能です。

マーケティング・営業活動の自動化・効率化

DXツールは、マーケティングや営業活動の自動化・効率化にも貢献します。

マーケティングオートメーションツールを使用することで、顧客データの分析やターゲティング、キャンペーンの実施などが自動化され、より効果的なマーケティング戦略を展開することが可能です。

また、CRMツールの活用により、顧客との関係性を一元管理し、営業活動の効率化と成約率の向上が期待できるでしょう。

顧客満足度の向上

DXツールの導入は、顧客満足度の向上にも寄与します。
チャットボットやAIを活用したカスタマーサポートにより、迅速かつ的確な対応が可能となり、顧客の問題解決がスムーズに行われます。

また、個々に合ったサービス提供や顧客データの分析により、顧客のニーズを的確に把握し、より満足度の高いサービスを提供することが可能です。

イノベーションの促進

DXツールは、企業のイノベーションを促進します。
データ分析ツールやAI技術の活用により、新たなビジネスモデルや製品・サービスの開発が加速します。

また、クラウドプラットフォームの導入により、新しいアイデアの迅速な検証や製品の素早い市場展開が可能となり、競争力のある企業へと成長することが可能です。

さらに、オープンイノベーションを推進するためのプラットフォームやツールを活用することで、外部の知見や技術を取り入れた革新的な取り組みが実現するでしょう。

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業務効率化におすすめのDX化ツール一覧

次に、業務効率化におすすめのDX化ツールを６つ紹介します。

オンライン会議システム

オンライン会議システムとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを利用し、離れた場所でも顔を見合わせながらリアルタイムで会議が行えるシステムです。

場所を選ばずどこからでも会議が可能となり、意思決定のスピード向上につながります。
そのほかにも、移動時間や交通費などのコスト削減が期待できます。

オンライン会議システムは、新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに、多くの企業で取り入れられました。
ZoomやGoogle Meetなど、すでに導入している企業も多いDXツールといえるでしょう。

ワークフローシステム

ワークフローとは、業務の一連の流れのことを指します。
業務の一連の流れを定義し、電子化・システム化したものがワークフローシステムです。

ワークフローシステムは、特に総務や人事などの事務処理業務で用いられます。
申請や確認作業の手間を削減し、業務の効率化が図れます。

現状の業務の流れは変えることなくツール導入が可能なため、DX推進の第一歩としても最適なツールです。

代表的なツールとして、ジョブカンワークフローやSmartFlowなどがあります。

電子契約システム

電子契約システムとは、契約書類の作成から承認、決裁、そして書類の保管まで、契約に関わるすべての業務を電子化できるシステムです。

紙書類を用いた契約の場合、書類の押印のために会社に戻ったり、担当者が出張中のため決裁業務が停滞したりといった事態が発生し、業務が迅速に行えません。

一方、電子契約システムは、ネットワーク環境さえあればどこからでもタイムラグなく契約に関わる業務が行えます。

クラウドサインやGMOグローバルサインといった電子契約システムは、すでに多くの企業で導入されています。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況やスケジュールなどを可視化し、管理するツールです。

案件やタスクの進捗状況が一目で確認できるため、業務量の偏りや作業の遅延が発生した場合に速やかにスケジュールの見直しができます。複数メンバーでもタイムラグなく情報共有が行えるため、テレワーク下でのプロジェクトも円滑に進行することが可能です。

代表的なプロジェクト管理ツールとして、RedmineやBacklog、Jootoがあげられます。

ビジネスチャット

DXの推進に伴い、コミュニケーションを加速させるツールとして注目されているのが、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットとは、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。
「お疲れ様です」「お世話になっております」といった、メールで使用している挨拶文を省き、要件を素早く伝えることができます。
複数メンバーとも同時にコミュニケーションが可能です。

Slackをはじめ、ChatworkやGoogle Chatなど、さまざまなチャットツールが登場しています。

ドキュメント管理ツール

DX推進に欠かせないデータの活用には、ドキュメント管理ツールが便利です。

ドキュメント管理ツールとは、デジタルの文章や画像などのデータをクラウド上に保存するシステムです。
時間や場所を問わず、大容量のデータでもスムーズに保存や閲覧、ダウンロードが可能となります。

主なドキュメント管理ツールには、DropboxやGoogle Drive、boxなどがあります。

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マーケティングにおすすめのDX化ツール一覧

データを有効活用できるツールは、マーケティング活動のDX化をサポートしてくれます。

ここでは、マーケティングにおすすめのDX化ツールを６つ紹介します。

CRMツール

CRMとは「Customer Relationship Management」の略です。
日本語では「顧客関係管理」「顧客関係システム」などと訳され、顧客管理を行うためのツールをCRMツールと呼びます。

CRMツールの利用により、購買履歴や問い合わせ履歴、アンケート結果などの、顧客に関する情報の一元管理が可能です。
多様化している顧客のニーズ、価値観の把握や異なる部門での顧客情報の共有が容易となります。

Salesforce Sales Cloudやsansan、ホットプロファイルなど、さまざまなCRMツールがあります。

MA（マーケティングオートメーション）

MAとは、「Marketing Automation」の略で、顧客開拓におけるマーケティングを自動化することを指します。
マーケティング活動のための複雑な業務を自動化し、効率化するために有効なのがMAツールです。

新規顧客の獲得や見込み顧客の属性別に行うキャンペーンの自動配信のほか、最近ではSNSとの連携が可能なMAツールも登場しています。

代表的なMAツールにはAdobe Marketo EngageやSATORIなどがあげられますが、営業手法によって使用するツールが大きく異なります。

SFA（セールスフォースオートメーション）

SFAとは、「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。
SFAツールは、営業部門における情報や業務プロセスを自動化するツールです。

「どの取引先に、いつ、どのような提案をしたのか」「商談はどのフェーズにあるか」など、営業にまつわる情報の一元管理ができ、営業活動のDX推進に役立つツールです。

SFAツールには、Sales CloudやSensesなどがあります。

CMS（コンテンツマネジメントシステム）

CMSとは、「Contents Management System」の略です。
CMSツールは、Webサイトのコンテンツを構成するテキストや画像などを作成し、管理するためのツールです。

CMSツールを導入することで、HTMLやCSSなどに関する知識がなくても、Webページの制作や更新ができるようになります。

CMSツールには、オープンソース型のWordPressや、ベンダーが独自に開発したCMSライセンスを購入するパッケージ型のMovable Typeなどがあります。

BI（ビジネスインテリジェンス）

BIとは、Business Intelligenceの略で、日本語ではビジネスの意思決定に関わる情報という意味があります。
企業が保有するさまざまなデータを分析・見える化し、経営や業務に役立てるシステムがBIツールです。

DX推進において重要な要素である、迅速かつ精度の高い意思決定をサポートしてくれます。

有名なBIツールとして、Microsoftが提供するPower BIやTableauや、Looker Studio（旧データポータル）などがあげられます。

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略です。
これまでは人間が行っていた定型業務をソフトウェアロボットに代行させ、自動化する仕組みのことです。

少子高齢化を深刻な課題として抱える日本では、DXを推進するためにRPAツールの活用も必須となるでしょう。

RPAツールとして、WinActorやipaSロボ、BizRobo!などが広く知られています。

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DX化ツール選定のポイント

数あるDXツールの中から、どのようなツールを選べばよいのでしょうか。

導入後に後悔をしないためにも、DX化ツール選定時のポイントについて確認しておきましょう。

ツール導入の目的を明確にする

DX化ツールを選定する際には、まずツール導入の目的を明確にしましょう。

目的がないままでは、DX化ツールの導入が目的となってしまい、DXが進まないケースもめずらしくありません。
そのような事態にならないためにも、ツール導入の目的を具体的かつ明確にしましょう。

DX化ツールの導入目的を定めることで、必要な機能も明確となり、ツール選びもスムーズに行えます。

自社の業務と課題に適しているかを意識する

DX化ツールの選定する際には、自社の業務や解決すべき課題に適しているかを確認することも重要です。
高いコストをかけ、優れたDX化ツールを導入しても、自社の業務や課題に適していなければ意味がありません。

DX化ツールの選定時には、業務フローを整理し、ツールの導入が必要な業務や課題の洗い出しを行います。
非効率な工程や課題を明確にしたうえで、導入すべきDX化ツールを検討しましょう。

既存システムとの連携と今後の拡張性に問題はないか確認する

DX化ツールは、現在の業務の効率化向上を図るツールです。
多くの場合、既存システムを利用しながら、DX化ツールを導入するケースがほとんどでしょう。

そのため、ツール選定時には既存システムと連携が可能か否かの確認が必要です。
今後さらなるDX化を進めるためにも、複数のソフトやシステムと連携可能な拡張性の有無についても確認しておきましょう。

運用・保守にかかる手間やコストの確認

DX化ツール選定の際には、運用・保守にかかる手間やコストを十分に確認することも重要です。

多くの企業では、IT関連費用の大部分が既存システムの運用・保守にあてられているという現状があります。
新たなツールを導入する際は、この割合を減らし、新技術の活用に予算やリソースを振りあてることが求められます。

そのため、導入予定のツールが運用・保守の効率化やコスト削減にどの程度貢献するかを事前に確認し、長期的な視点でのコスト削減効果を見極める必要があるでしょう。

サポート体制の確認

DX化ツールを選定する際は、提供元のサポート体制も重要な判断基準となります。
導入後の円滑な運用と迅速な問題解決には、信頼性の高いサポートが大きな役割を果たします。

具体的には、技術的な問い合わせへの対応速度、サポート時間帯、必要に応じて技術者が直接訪問してくれるかどうかなどを確認しましょう。
さらに、導入時のトレーニングやマニュアルの充実度なども、ツールの効果的な活用と長期的な運用成功のカギとなります。

これらの要素を総合的に評価することで、より適切なDX化ツールの選定と、導入後の円滑な運用が可能になるでしょう。

DXツール導入前の準備

DXツール導入の成功には、入念な準備が欠かせません。
適切な計画と基盤づくりを行うことで、スムーズな導入と効果的な活用が可能となります。
ここでは、DXツール導入前に行うべき準備について解説します。

ビジョンや戦略の策定

DXツール導入の成功には、明確なビジョンと戦略の策定が不可欠です。
企業の長期的な目標を明確にし、それに基づいてDXの方向性を決定します。
具体的な目標や成果指標を設定し、全社員に共有することで、組織全体の理解と協力を得ることが重要です。

また、競合他社や市場の動向を分析し、自社の強みと弱みを把握した上で、最適なDX戦略を構築することが求められます。

人材の育成

日本企業におけるDX推進の大きな障壁の１つは、IT人材の不足です。
多くの企業がIT関連業務を外部委託していますが、この方法では社内にIT知識や経験が蓄積されにくいという欠点があります。

この問題を解決するためには、積極的に採用活動を行い、自社でIT人材を確保することが重要です。
同時に、外部の専門家のサポートを受けながら、社内でDX人材を育成していく戦略も効果的でしょう。
これにより、長期的には企業のIT力強化につながります。

一貫性のあるシステムの構築

多くの企業が直面している課題の１つに、ITシステムの不透明性があります。
この問題はレガシーシステムの継続的な使用や、部門ごとに異なるシステムの導入によって引き起こされることが多いのです。

こうした状況を改善するためには、企業全体で一貫性のあるシステムの構築が欠かせません。
部門を超えてスムーズに連携できるシステムを構築することで、データの有効活用が可能になり、結果として企業の競争力向上にもつながるでしょう。

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まとめ

DXツールは、DX推進をサポートする有効なツールです。
DXツールには、業務効率化を目指せるものやマーケティング部門に特化したものなど、さまざまな種類があります。
数あるDXツールの中から、自社の目的や課題解決にあったツールを選ぶことが重要です。

適切なDXツールを導入し、DX推進の実現を目指しましょう。

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