案件管理とは？
ツール導入のメリット・選び方について解説

案件管理とは

案件管理とは、受注見込度や受注予定日、売上見込額などの営業進捗や顧客情報を、目標を達成するために管理することです。

適宜、顧客や案件情報を入力し共有することで、受発注のミスや進捗管理の不備などのリスクを減らすことが期待できます。案件の抜けや漏れを防止できるため、企業の生産性の向上も図れるでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理と商談管理の違い

案件管理と商談管理は、時に同義で用いられることがありますが、実際には異なる業務範囲を指すこともあります。この２つの主な相違点は、管理対象となる情報の範囲です。

案件管理は、案件名や顧客情報、営業の全体的な進捗など、広範囲にわたる情報を取り扱います。一方、商談管理は、より具体的で詳細な情報を扱い、焦点となるのは個々の商談プロセスです。各商談の進展状況、過去の交渉記録、次にとるべきステップ、そして各段階での効果的なアプローチ方法などが重点的に管理されます。

商談管理を効果的に実施することで、成約率の高い営業テクニックを組織全体で共有することが容易になります。これにより、最終的には企業の収益向上につながる可能性が高まるでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理が必要な理由・背景

案件管理には取引先の取り扱い商材や営業担当者などの情報のほか、営業の行動履歴や商談内容、売上予測なども入力します。

担当者の記憶頼みにするには、覚える要素が多く、限界があることは明らかです。

受注確度を効率よく高める

案件管理を適切に行うことで、営業担当者が何をすべきかを的確に把握できるようになります。また、チームで情報共有していれば、先輩や上司からのアドバイスも加わるため、受注確度を効率よく高めることが可能です。

逆に、案件管理をせずに商談を進めると、担当者の個人の記憶を頼りに、独断で行動してしまいがちになるため、受注の確度が下がる可能性が出てきます。

営業の属人化回避

案件管理は、営業の属人化を回避するためにも必要です。営業担当者だけが案件の情報を持っている状態では、営業担当者の不在時に寄せられた問い合わせへの回答が遅れたり、営業担当者の転職や退職時には売上が低下したりする恐れがあります。

一人で全ての案件を抱えたいと思う営業担当者がいたとしても、組織全体の効率性向上のメリットを理解してもらうことで、案件管理への協力を促すことができるでしょう。

営業業務の効率化

営業担当者が所属するチーム内で業務の情報を共有できていれば、チームのメンバーがお互いに協力しながら業務を進めることができるため、営業業務の効率化が図れます。

自分の業務だけでなく、チームを俯瞰して、チームに貢献しようとする動きも出てくるでしょう。その結果、より営業業務の効率化が進むはずです。

営業担当者の成功事例や失敗事例などをデータで残しておくと、営業品質の向上につながります。

案件分析による業務改善

案件管理ができれば、案件を分析した業務改善も可能です。受発注のミスなどは、個人でミスを抱えたままでは、本当の理由が明らかにならない可能性もあります。

複数件のミスをデータとして扱うことで、業界全体での傾向や、ミスのタイミングを発見できる可能性が高まるでしょう。

組織目標や意思決定の根拠となる

案件管理で取り扱う営業情報は、企業経営とつながっているため、情報を共有することは、経営的なメリットも多々あります。

当期の売上予測や目標達成状況などをリアルタイムで把握できれば、次の一手を早く出すことができるからです。

案件情報の共有による連携・トラブル防止

複数の部署や多部門が関わるプロジェクトなどでは、最新の案件情報を共有しておくことがとても大切です。

案件管理が過不足なく適切に行われていれば、スケジュール管理機能を使って、各人が自分の役割を確認しながらプロジェクトがスムーズに進行できるでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理で注意すべき３つのこと

効果的な案件管理を実現するためには、特に注意すべき点があります。ここでは案件管理を成功させるために重要な３つのことについて、詳しく見ていきましょう。

運用体制の整備

運用体制が整備されていなければ、案件管理は効果を発揮しません。ツールの導入だけではなく、案件情報の定期的な更新と正確な入力が、案件管理の機能を最大限に発揮させる鍵となります。しかし、時間の経過とともに入力の頻度が低下し、結果として有効活用されなくなるケースがよく見られます。

この課題を克服するためには、組織全体での取り組みが重要です。入力項目の簡素化や日々の業務フローへの組み込み、定期的な入力時間の確保などを行うことで、営業担当者の負担を軽減し、効率的な管理が実現できます。

さらに、案件管理導入の目的を全員で共有することも効果的です。目的意識が高まれば、案件管理の必要性が実感され、日常的な入力習慣につながるでしょう。

要件定義を明確にする

要件定義の精度が低いと、実態を適切に把握することが困難になります。 要件定義は、言葉の意味や条件を明確にし、共通の理解をもつためのプロセスです。これが不十分なまま案件管理を行うと、運用上の問題が発生する可能性があります。

例えば、案件のステータスを「交渉段階」と記録する場合、何をもって交渉とみなすかを明確にすることが必要です。ある担当者は見積書の提出、別の担当者は口頭での提案と、交渉の開始とみなすタイミングはそれぞれ異なる可能性があります。個人によって解釈が異なれば、進捗管理の正確性が損なわれかねません。

営業部門全体で案件に対する共通認識をもつためには、「交渉段階」「成約」といった各段階の定義を明確に設定することが欠かせません。

情報漏えいに関する対策

案件管理において取り扱われる情報の多くは、組織外への流出が厳禁とされる機密性の高い内容です。このようなデータを適切に保護するには、担当者一人一人のセキュリティ意識の向上が不可欠です。

情報漏えいのリスクは、思わぬところに潜んでいます。例えば、公共の場所でノートパソコンを開いたり、個人所有のデバイスで業務を行ったりすることで、機密情報が第三者の目に触れる可能性があります。

特に注意すべきは、パソコンのローカルディスクやUSBメモリなどのポータブルメディアの使用です。これらは紛失や盗難、マルウェア感染などのリスクが高く、十分な注意が必要です。

こうしたリスクを最小限に抑えるためには、クラウドベースの安全性の高いSaaSソリューションの導入を検討するのもよいでしょう。これにより、データの中央管理が可能になり、情報セキュリティの強化につながります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理で押さえておきたいポイント

次に、具体的に案件管理をする上で押さえておきたいポイントを紹介します。

案件名

一目で内容が把握できるよう、具体的かつ明確な案件名をつけるとよいでしょう。顧客名や商品名、プロジェクト内容などを含めると、わかりやすくなります。

担当者

顧客や案件に対して、誰が担当であるかを明らかにしておきます。チーム体制を敷いていれば、メンバーが速やかに連絡を行うために必要な情報です。また、上長がいれば、誰がどれくらいの案件を抱えているかを把握できます。

顧客担当部署

顧客企業内のどの部署と取引をしているかを記録します。複数の部署と関わる場合は、主要な窓口となる部署を特定しておくとよいでしょう。

案件獲得経路

その案件がどのように獲得されたかを記録します。例えば、既存顧客からの紹介、展示会でのコンタクト、Webサイトからの問い合わせなどです。これにより、効果的な営業戦略の立案に役立ちます。

商談日

顧客との商談や打ち合わせの日付を記録します。過去の商談履歴を確認したり、次回の商談日程を管理したりするのに役立つでしょう。

商談内容

各商談で話した内容、決定事項、次回までの課題などを簡潔に記録します。これにより、案件の展開を詳細に把握することが可能です。

進捗状況

案件が現在どのような段階にあるのか、進捗状況を入力します。

営業担当者によって進捗を示す言葉が異なっていると、他者は正確に状況を把握できません。事前にどのようなプロセスを経て成約するのか、流れと段階を定義しておきましょう。

受注確度

自社商品に対しての顧客の熱量を加味しながら、受注する確率を示しておきます。営業先全てに力を入れ続けることはできません。選択と集中で、受注確度の高いところからメリハリを付けて営業するとよいでしょう。

受注予定日

受注確度が高いと判断したら、受注予定日を設定し報告します。予定日から逆算して営業スケジュールを立てれば、営業担当者も動きやすく、効率よく営業できるでしょう。

予想売上

案件から得られる予想の売上金額を入力します。受注確度のデータと組み合わせることで、チーム全体の売上予測を立てることも可能です。これらの予測は、マネージャーや経営層にとって重要な指標となるでしょう。

結果

案件が成約したか、失注したか、あるいは保留になったかなどの最終結果を記録します。それぞれの結果に至った理由も記載することで、次回の営業活動に向けた改善点が明確になります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理ツールとは

案件管理ツールは、企業全体の売上や個々の営業担当者の成績、各案件の進捗などを一目で把握できるようにするツールです。

案件管理ツールの導入により、営業チームは煩雑な事務作業から解放され、本来の営業活動により多くの時間を割くことができます。

多くの案件管理ツールは、クラウドベースで設計されています。そのため、在宅勤務時や外出先からでもアクセスすることが可能です。場所を問うことなく最新の情報を共有できるため、迅速な意思決定も行えるようになります。

案件管理ツールは、単なる情報管理機能だけでなく、チーム内のコミュニケーションを促進する機能を備えていることも多いです。営業チーム内での連携がスムーズになり、結果として組織全体の営業力向上も期待できるでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理ツールの種類とメリットデメリット

案件管理ツールは多岐にわたります。ここではツールの種類に加え、それぞれのメリットやデメリットも紹介します。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

Excel（エクセル）

言わずと知れたMicrosoft社の表計算ソフトのエクセルです。

メリット

PC内にソフトがインストールされていたり、クラウドサービスを契約していたりする場合は、無料で利用できることがメリットです。

案件管理用のフォーマットなどをダウンロードすれば、自社に合った形式に編集できます。

デメリット

オンライン上で管理しない限り、アナログでの管理になるため、リアルタイムの更新ができません。Excelは多くの人が使えることがメリットですが、多くの人が使えることにより、記載方法がまちまちになるというデメリットも生じます。そのため、全社共有の記載ルールが必要となります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

Googleスプレッドシート

Google社が提供している、オンライン上の表計算ソフトがGoogleスプレッドシートです。

メリット

Googleスプレッドシートのメリットは、無料で利用でき、Excelと同じようにフォーマットなどを自由に編集できる点です。さらに、リアルタイムでの更新が可能なことも大きな利点となっています。

デメリット

多くの人がデータに触れることになるため、全社共有の記載ルールを設ける必要があります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

タスク管理ツール

オンライン上にはさまざまなタスク管理ツールがあり、ガントチャートなどの充実した機能を活用して効果的な進捗管理が可能です。

メリット

自分の好みや用途に合った管理ツールを選んで活用できます。オンライン上でリアルタイムに情報が更新されているため、チームを組んでいる場合、メンバー間で最新の情報を共有可能です。

デメリット

タスク管理ツールのデメリットは、利用料がかかる場合があることです。無料版は、使用人数の制限や案件数に上限が設けられていることがあります。

多くの人が触れるデータの場合は、全社共通の記載ルールを設ける必要があります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

CRM／SFA

顧客関係管理システム「CRM（Customer Relationship Management）」と営業支援システム「SFA（Sales Force Automation）」は、どちらも日々の営業活動を支援する専用ツールです。

メリット

効果が大きく業務効率アップも図れるCRMとSFAのツールは、関連性が高いため、両者をセットにしたツールも販売されています。需要の高さから種類が多く存在するため、自社に最適なものを選択することができます。

デメリット

無料から高額なものまでさまざまなツールが提供されているため、自社に合ったものを選ぶのが大変です。

自社に合わないものを選んでしまい、導入したものの現場で使っていないという企業も少なくありません。予算だけでなく、運用面も考慮してツールを選ぶようにしましょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

案件管理ツール導入時のポイント・選び方

案件管理ツール導入時のポイントおよび選び方を３点、紹介します。

自社の体制に合っているか

案件管理ツールを導入した後の最初の障壁は、営業担当者が保有する取引情報を入力することです。膨大な営業データを持っている場合は、移行作業に時間がかかり、すぐに運用ができません。

また、一度入力すれば終わりではなく、その後も情報を随時更新する必要があります。案件管理ツールを導入する場合には、価格や機能だけでなく、営業担当者が情報を入力しやすいかどうかも考慮して選ぶことが重要です。

使用しているツールとの連携

案件管理ツールを使用し始めるときには情報の入力が必要ですが、ほかのツールと連携させることで、情報の入力が不要となる場合があります。

さらに、複数のツールと組み合わせて使用すれば、案件管理から顧客に出す契約書や帳票類の管理など、あらゆる業務をワンストップで行えるようになります。

使いやすい画面設計であるか

ツールの画面設計が使いやすいかどうかも大事なポイントです。試用期間などを利用して操作を試すほか、ベンダーの営業担当者が操作をしているところを見学させてもらうことをおすすめします。

スマートフォンやタブレットなどに対応しているかどうかも重要です。対応していれば、営業先やリモートワーク中でも更新できます。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

まとめ

案件管理には自社に合ったツールを選択することが、非常に大切だということがわかりました。

より効率的な案件管理の方法をお探しなら、「J’s X（ジェイズクロス）」を試してみませんか。

管理だけではなく、管理から得られた情報を有効活用しやすくなるプラットフォームが「J’s X」です。貴社がより効率的な案件管理を行えるよう、サポートさせていただきます。

ご希望の場合は、導入前のコンサルティングも可能です。まずはお気軽にお問い合わせください。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み