変更管理とは？
目的やメリット・プロセスについて解説

変更管理とは？

変更管理とは、ITサービスを構成する要素への変更に関する業務を管理し、リスクを最小限にとどめ、ITサービスの中断を最小限に抑えながら、有益な変更を実施できるようにするプロセスのことです。何をどのように変えたのか、情報や履歴を残しながら変更管理していくので、変更したことについて追跡できるようになります。

また、あらかじめ変更管理の手順や承認担当者を定めておけば、急を要する変更があったときにもスムーズに対応できて便利です。

変更管理の実施は、適正に行わなければ大きな混乱を招きます。変更管理の種類や目的について理解し、プロセスや活用法をしっかり学んでおくことが重要です。

正しく行うことができれば、大きなメリットが得られます。順を追って解説いたします。

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変更管理における主な変更の種類

変更管理において変更を行う対象は、ハードウェア、ソフトウェア、人の場合に分けられます。それぞれの具体例や、注意点をみていきましょう。

ハードウェアの変更

１つ目は、ハードウェアの変更です。具体的には、サーバーの増設やOSの変更などを指します。従業員の増員でハードウェアを買い足した場合なども該当します。追加する場合だけでなく、修理や廃棄を行った場合も変更管理が必要です。

ソフトウェアの変更

２つ目は、ソフトウェアの変更です。新しいソフトウェアを導入する場合や、既存のソフトウェアに追加で改修を行う場合を指します。ハードウェアと同様に、廃棄を行った場合も含みます。アップデートのスケジュール変更や、セキュリティパッチの適用といった細かい箇所も変更管理しておきましょう。

人の変更

３つ目は、人の変化です。担当者の変更だけでなく、マニュアルや業務プロセスの変更管理も含みます。担当した従業員を記録するとともに、業務プロセスを変更した時や、マニュアルの更新や廃止があった場合は、忘れず変更管理をして記録を残しておきましょう。

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変更管理とリリース管理の違い

変更管理と混同されがちな管理の１つに、リリース管理があります。

リリース管理とは、ITシステムの本番環境に加える変更をコントロールするものです。システムを変更することを前提とした、ITサービスの品質維持が目的です。

一方、変更管理はすべての変更を対象に、変更の追跡が可能になるように管理するものです。本当に変更が必要かといったことの確認や、変更時期の調整なども行います。変更によって引き起こるリスクの最小化が目的であり、リリース管理とは管理対象や目的が異なります。

いずれも重要な管理ですので、違いや目的を理解し、適切に行っていきましょう。

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変更管理とチェンジマネジメントの違い

チェンジマネジメントとは、新しいプロセスを導入する際に、チームや組織の混乱を防ぎ、ペースを乱さないように管理していく手法の全体を指すものです。すなわち、変更管理はチェンジマネジメントの１つの要素として位置づけられます。

チェンジマネジメントは、変更や新規の導入があった場合について、スケジュールや予算、リソース、コミュニケーションに関する事柄まで含めて、さまざまな影響をマネジメントします。変更管理を含めて、プロセスを取りまとめる全体計画がチェンジマネジメントであると考えればわかりやすいでしょう。

チェンジマネジメントをスムーズに行うためにも、各箇所の変更管理を適切に行って、変更によって不都合が起きないように調整していくことが重要です。

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変更管理の目的

変更管理の目的は、変更によって引き起こるリスクを最小限に抑えることです。変更管理は、大きく分けて２つの役割を果たします。

１つ目は、変更履歴を残すという役割です。変更箇所について情報を記録しておくことで、トラブルがあった場合に追跡することが可能になります。

２つ目は、変更した際にITサービスなどの停止時間を最小限にする役割です。変更による影響範囲の把握に加え、担当者や指揮系統、リカバリ計画なども整理しておくことで、万が一の事態が発生しても、迅速に対応できます。

小さなことでも変更を行うと、混乱や手違いが起きやすいものです。変更管理を行っていれば、トラブル発生時も影響が拡大しないように対処することができます。引き起こるリスクを最小限に抑えるために、変更管理を適切に行いましょう。

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変更管理のメリット

変更管理はリスクを抑えるために行いますが、生産性やチーム連携の面でもよい効果があるものです。変更管理を行うことで得られるメリットを紹介します。

仕事の生産性向上

変更管理の実施は、仕事の生産性向上に効果があります。変更に伴ってミスや混乱が起きてしまうと、本来するべき業務が停滞してしまうでしょう。変更管理を適切に行えば手違いの発生を抑えられ、万が一トラブルが発生しても迅速に対処できます。スムーズに仕事を行えるので、生産性向上につながるのです。

チームのコミュニケーションが円滑になる

変更管理を行って適切な記録を取るようにすると、コミュニケーションの面でもメリットが得られます。目的や目標を明確にして共有できるので、コミュニケーションが取りやすくなります。認識のすれ違いによって起きるようなミスも、減らすことができるでしょう。チームのコミュニケーションを円滑なものにするといった点でも、変更管理は重要な役割を果たすのです。

チームの連携の改善

円滑なコミュニケーションを取れるようになることに加え、チーム連携も改善します。変更管理で変更点や必要性を明確にしておけば、チームメンバーと的確に共有ができるので、スムーズに連携できるのです。さらなる改善点について議論するような場合も、手際よくすすめることで時間を有意義に使い、メンバーの創造性や創意工夫を引き出すことができるでしょう。変更管理はチームの連携や協力体制を整えるためにも役立つのです。

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変更管理のよくある課題

ITサービスマネジメントにおいて変更管理は非常に重要なプロセスですが、課題を抱えていると円滑な変更管理が行えない場合があります。組織内で下記のようなケースが発生していないか確認してみましょう。

承認方法が属人的である

変更管理には承認が必要なプロセスが複数あるため、属人的な承認方法ではスムーズな承認を得られず、進行が滞ってしまう場合が少なくありません。適切に変更管理をしていくためには速やかな承認と情報共有が必要であるため、承認方法が属人的になっている場合は見直したほうがよいでしょう。

変更管理の手法が標準化されていない

標準化された変更管理の手法が無く、担当者や部署によって異なった方法で行っているというのも課題の１つです。効率の悪い方法で実施していると、変更にかかるコストや時間の増加につながります。

組織がサイロ化している

セキュリティに過度に慎重になっているなどの理由で、組織のシステムが部署ごとにサイロ化してしまっているケースがあります。サイロ化の影響で意思決定が遅れると、変更が実施されるまでに余計なコストや時間がかかってしまう要因になるので注意が必要です。

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ITILでの変更管理

変更管理はやみくもに行ってしまうと、かえって手間が増える恐れがあります。効率的に変更管理を行うためには、ITILのようなベストプラクティスを参考にするとよいでしょう。

ITILは「Information Technology Infrastructure Library」の略語で、情報システムの運営管理に関する成功事例をまとめたもので、ITサービスマネジメントの国際規格であるISO/IE.20000のベースとなっている知識体系です。

管理の対象は、サービスの企画・構築・運用といったシステムライフサイクルに沿って５つのカテゴリに分類されています。変更管理はそのうちの、ITサービスの立ち上げや新しいサービスへの移行について整理した「サービス・トランジション」のカテゴリに当てはまる要素です。

ITILでの変更管理では、変更要求、計画、承認、構築、レビューといった段階を踏んで変更を行う考え方で進められます。

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変更管理のプロセス

変更管理を行う手順として、一般的に５つの工程が必要です。変更管理をスムーズに進めるためのプロセスを順に解説します。

変更要求

まず、どのような変更を行いたいのか、本当に必要な変更なのかといった確認を行います。変更に伴う効果やリスクだけでなく、変更しなかった場合に起こり得る影響も考慮し、検討しましょう。提案者や責任者についても記録に残しておきます。

計画

緊急度や影響範囲を考慮しながら、具体的な計画を立てていきます。スケジュールやリソース、トラブル発生時の対処方法も詳細に決めていきましょう。サービスの停止期間に必要な対応も考えなければなりません。

また、技術面の観点からだけでなく、ビジネス面や業務面で支障が起きないかといった確認も必要です。変更が与える影響を広い視野で捉えて計画を立てて行きましょう。

承認

計画した変更を実行すると判断し、承認する工程です。承認においては、予算や技術の面で可能かといった点や、利用者への不適切な影響がないかということも判断材料として評価します。

承認者を誰にするかということや判断基準は、変更のレベルや種類によって異なるでしょう。あらかじめ定めておくことが必要です。

構築

変更の承認がなされたら、実装を行う構築の工程に進みます。変更を計画通りに加えていきましょう。順調にいかない場合があっても計画に則って対応するのが基本です。

ただし、不具合があり計画通りに進まない場合も考えられるため、すぐ対応が可能なように進捗の管理は細かく行いましょう。

レビュー

変更後には必ずレビューを行いましょう。予定通りの変更を施せたか、得られた結果がきたいしていたものかといったところを、検証して確認することが重要です。検証の担当者や手順も、前もって決めておきましょう。

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変更管理の種類

ITILにおいて変更管理は、変更の大きさやインパクトを考慮して３つの種類に分類されています。手順を省いて効率化できるタイプの変更もあるので、社内で想定される変更に関しては種類ごとにまとめておくと、効率的な変更管理につながるでしょう。３種類の変更管理について解説し、効果的な活用方法を紹介します。

標準変更

定期的に繰り返し行われるような変更は、標準変更として位置づけておくとよいでしょう。

具体例としては、ルーターの交換や、ハードウェアのストレージ追加などといった変更が該当します。

引き起こるリスクが低い定型の変更なら、計画や承認といった工程を毎回行う必要がありません。変更手順のドキュメント化や、承認された状態にしておくなどの工夫をすることで、プロセスの省略が可能になります。変更管理の通常の手順から、一部を省略した変更モデルを定義しておき、効率的に変更を行いましょう。

緊急変更

予測されていなかった、急を要する変更は、緊急変更として迅速に対応しなければなりません。例としては、セキュリティが危険にさらされた場合の急なパッチ適用や、重大なトラブルを解決するための対策といったものがあるでしょう。

緊急変更はできるだけ発生させないことが重要ですが、変更管理プロセスを整えて手順や承認担当者をあらかじめ定めていれば、リスクを最小限に抑えて対応することができます。

通常変更

変更管理の手順通りに行う変更です。定義した変更プロセスに沿って変更要求・計画・承認・構築・レビューの作業を進めます。

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変更モデルとは？

変更を実施するためのフローやプロセスを定義したものを「変更モデル」と呼びます。

例えば、通常変更では、変更要求、計画、承認、構築、レビューといった５つの手順を全て実施するモデルを定義しますが、計画や承認が省略できるような標準変更なら、変更要求、構築、レビューという３つの手順で進められるモデルを定義しておけばよいのです。

変更モデルは、変更の種類ごとに１つに定めなければならないというような決まりはないため、変更内容に合わせてモデルを作り、変更管理をスムーズに進められるように工夫しましょう。

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変更管理プロセスを活用すべき場面

新規ツールの導入時や新しい取り組みを始めた時には、さまざまな種類の変更が生じるものです。変更管理プロセスを活用すべき場面について事前に想定しておけば、突然の変更が必要になった時にも落ち着いて対処できるでしょう。

変更管理プロセスを活用すべき場面としては、タイムラインの延長や成果物に関するもの、情報の再整理などが挙げられますが、他にも下記のようなケースで変更管理プロセスが有効です。

・新規ツールの導入時
新しいツールやプロセスを導入した際は新たな課題に取り組むことになり、必然的に変更が発生するため、変更管理プロセスを活用して進めましょう。

・プロジェクトの矛盾
プロジェクトを進める中で矛盾に気づいた場合、変更リクエストを行えば成果物を後で修正しなくて済むことがあります。

・スコープの肥大化
プロジェクトが目標や境界を越えて肥大化してしまう「スコープクリープ」と呼ばれる現象が起きた際も、変更管理プロセスを活用できます。

・目標が厳しすぎた場合
設定した目標が達成不可能だと気付いた場合も、変更管理プロセスを活用して変更を行う必要があるでしょう。プロジェクトが完了する前に問題点を指摘することも重要です。

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まとめ

変更管理を適切に行うことで、混乱なく迅速な変更が可能になり、変更によって引き起こるリスクを抑えることができます。生産性向上やチームの連携にも役立つので、変更管理のプロセスをしっかり整えて活用しましょう。

しかし、変更管理のプロセスを整えるためには、さまざまな作業が必要になり、わずらわしさを感じることがあるかもしれません。社内での整備に困難を感じた場合は、『J’s X（ジェイズクロス）』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。『J’s X」は、あらゆる業務プロセスをシンプルにする、業務標準化のクラウド型ソリューションサービスです。貴社に合ったスムーズな変更管理プロセスをご提案いたします。ぜひ『J’s X（ジェイズクロス）』にご相談ください。

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