グループウェアとは？
おすすめ製品の機能を比較して紹介

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内での業務やコミュニケーションを円滑に行えるようにするソフトウェアです。

スケジュールや進捗状況の共有は、業務に携わるメンバーが増えるほど複雑になります。情報共有のために複数のアプリを使い分けるよりも、さまざまな機能が揃ったグループウェアを１つ導入したほうが、業務効率化を図れる場合が少なくありません。

グループウェアとワークフローシステムの違い

ワークフローシステムは、申請や承認といった作業をデジタル化することに特化したシステムです。基本的なワークフロー機能は、グループウェアにも内蔵されている場合が多いでしょう。

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グループウェアの機能

グループウェアには、コミュニケーションや情報共有を円滑にする、さまざまな機能が備わっています。
代表的な機能を４つ、ご紹介いたします。

コミュニケーション機能

チャットや掲示板といった、社内のコミュニケーションを円滑にしてくれる機能です。アナウンスしたい情報を、メールや文書よりもスピーディーに発信できます。また、会話感覚で気軽に連絡がとれるので、報告・連絡・相談の強化にもつながるでしょう。

メール機能

グループウェアを経由してメールを送受信できる機能です。１つのメールアドレスで、複数の社員が共有できるようになります。Web上で閲覧できる機能を持ったグループウェアならば、テレワークや外回りの多い社員も便利に感じるのではないでしょうか。

プロジェクト・スケジュール管理機能

個々の社員の予定からチーム全体のタスクまで、スケジュールやプロジェクトの管理ができる機能です。表形式になったガントチャートなど、ひと目でわかる工夫も多くされています。会議室の予約や、Web会議のURL発行まで行えるグループウェアもあるようです。

ファイル共有機能

文書や資料といった電子ファイルを、複数のメンバーで共有できる機能です。閲覧や編集の権限を設定すれば、セキュリティ面の対策にもなるでしょう。更新履歴も残るため、過去の文書を見直したい場合にも容易に確認できます。

ワークフロー機能

グループウェア上で申請や承認が行える機能です。申請書の様式や、決済までの流れを、今までのものと大きく変えずに導入できるグループウェアを選べば、負担無くワークフローを電子化できるので、検討してみるとよいでしょう。

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グループウェアの導入のメリット

グループウェアを導入することで、社内のコミュニケーションや業務効率の改善が期待できます。グループウェアの導入のメリットをご紹介します。

コミュニケーションの活性化

グループウェアの導入で、チャット機能などが活用されれば、コミュニケーションが活性化されるでしょう。社員の声を気軽に聞けるようになり、ボトムアップ型の決定も進めやすくなりそうです。新しいアイディアが活発に飛び交う社風を作っていけたら、企業利益につながるのではないでしょうか。

情報共有や業務連絡の業務効率化

情報や連絡事項の共有にもグループウェアが役立ち、業務効率化につながるでしょう。紙媒体の資料を電子化して共有すれば、必要な時にスムーズに閲覧できるようになります。テレワークや外回りで社内にいない社員とも、容易に情報を共有でき、滞りなく業務を進められるようになりそうです。

コスト削減

情報の管理や共有といった業務は、煩雑で手間のかかる作業も少なくありません。グループウェアを活用すれば、自動化や効率化を進められ、人が関わる工数を削減できます。人員の確保や人件費といったコストを抑えることができるでしょう。また、業務のペーパーレス化が進めば、印刷にかかる経費も減らせます。

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グループウェア導入にあたって比較する際の選定ポイント

グループウェアを導入する際は、利用できる人数や機能の面で、自社に合っているかを比較し選定するとよいでしょう。また、セキュリティ対策に関してもチェックが必要です。
導入するグループウェアを検討するにあたって、比較する際の選定ポイントをご紹介いたします。

利用人数

グループウェアによっては利用人数に制限があったり、人数に合わせて価格が変化したりする場合があります。規模の大きい組織では、職種やチーム別に利用する機能をカスタマイズしたいという希望もあるかもしれません。コストや管理のしやすさが、自社の利用人数に合っているかを比較しながら、グループウェアを選ぶとよいでしょう。

機能

どのようなツールが使えるかといった機能面も、グループウェアを選ぶ際のポイントとなります。どのサービスでも、基本的な機能は備わっている場合が多いものですが、カスタマイズの自由度や、特化して優れている領域は異なるため、自社に合ったものを検討する必要があります。
社外からもアクセスしたい社員が多い場合は、スマートフォンやタブレットに向けたアプリの有無などもチェックした方がよいでしょう。
また、実際に使う社員にとって、扱いやすい機能であるかという面にも、配慮が必要です。既存のシステムを考慮して、置き換えや接続がしやすいかどうかを、確認しながら選定してみるとよいかもしれません。

セキュリティ

トラブルの分析や対処法を検索する場面でも、AIOpsが役立ちます。AIOpsは、情報システムで発生したイベントを自動で分類するものです。トラブルが発生した場合は、対処が必要なものとして分析し、対処法を過去のデータより検索してくれます。

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グループウェアサービスのおすすめサービス5選

企業に合ったグループウェアを検討するには、実際に人気のある製品をいくつか調べてみるとよいでしょう。それぞれの特徴を比較しているうちに、自社で必要な機能や、使いやすいものが見えてくるはずです。

ここでは、おすすめのサービスを5つご紹介いたします。

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供しているグループウェアです。既に、Gmailなどのアプリケーションを利用したことがある人が多い会社なら、グループウェアの導入後もスムーズに業務を進められるかもしれません。

ファイルやカレンダーの共有、資料の共同編集、チャット機能など、グループウェアに求められるツールが充実しています。ビジネス用のカスタムメールも提供されます。セキュリティ面も、業界大手のGoogle社による最新のデータ保護が実施されているので安心です。

Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365は、Microsoft社が提供しているグループウェアです。従来よりデスクワークで利用されてきたWordやExcelといったアプリケーションが、クラウド上で利用できます。グループウェア導入後も使い慣れた仕様のツールで業務ができれば、社員が大きな不安なく移行できそうですね。

ファイル共有やコミュニケーション機能、メール機能も備えられています。セキュリティ面は、標準的なプランに加えて、高度な保護やサイバー脅威対策を受けられるプランもあるので安心です。

Microsoft 365

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、誰でも簡単に使えることを念頭に開発された、サイボウズ株式会社のグループウェアです。色分けされたスケジュールや、直観的に操作しやすい画面が特徴的で、見やすくわかりやすいと評判があります。日本人のワークスタイルに合わせたツールが多く、中小企業で支持を集めているようです。

クラウド型とオンプレミス型の両方があるので、自社のニーズに合わせて選択するとよいでしょう。スマートフォンアプリにも、充実した機能が備えられているため、社外でもスムーズに利用できそうです。

サイボウズOffice

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、業務効率化に重点が置かれた国産グループウェアで、株式会社ネオジャパンが提供しています。業種を問わず使いやすい基本機能が、27種類も搭載されているので、多様な業務の電子化や効率化に役立ちそうです。

アプリ作成ツールを組み合わせれば、複雑な業務処理をシステム化するなどのカスタマイズもできます。クラウド型だけでなく、オンプレミス型もあるので、高度なセキュリティ保護が必要な組織でも安心して導入できるでしょう。一般企業に加え、官公庁や金融機関まで、幅広い導入実績があるようです。

desknet's NEO - ノーコードでさらに進む業務改善

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているサービスです。クラウド型であるため、導入費用はかかりません。月々の利用料も手頃な価格なので、コスト削減を図りたい企業にはおすすめのグループウェアだと言えるでしょう。

スケジュール管理やワークフロー機能など、日々の業務を円滑に進められる25のツールが利用できます。サポートセンターも設置されており、フリーコールで専門スタッフからのサポートを受けることもできるようです。

J-MOTTOグループウェア

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まとめ

グループウェアの導入で、コミュニケーションの活性化や、業務効率化を図ることができるでしょう。ぜひ自社に合ったグループウェアを探してみてください。

しかし、グループウェアには多数の製品があるため、どれを導入すべきか迷うこともありそうです。別の手段を取ったほうが、業務の改善を図れる場合も考えられます。

導入に迷いがある時は『J’s X（ジェイズクロス）』のようなソリューションを活用してみませんか。「J’s X」は、社内外の申請・手続・やり取りを一元化する共通プラットフォームとしても活用することができるソリューションサービスです。導入コンサルや業界別テンプレートの提供が受けられるので、自社に最も合った改善策を見つけることができるでしょう。ぜひ『J’s X』の活用を、検討してみてください。

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