ワークフローとは？
基礎知識やシステムの選び方を紹介

ワークフローとは

ワークフローは、work（仕事）とflow（流れ）を組み合わせてできた言葉で、業務に関する一連の流れを指します。

複数の人が関わる業務には、決められた基本的な流れがあるものです。
この決められた流れをワークフローとして定めておくことで、業務の効率化を図るとともに、作業の抜けや漏れをなくすことができます。

さらに、ワークフローを「ワークフロー図」として図式化することで、担当者や目的、必要な対応などが可視化され、より運用しやすくなるでしょう。

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企業におけるワークフローの重要性

ワークフローは現代のビジネス活動において欠かせない要素となっています。

まず、業務の標準化と効率化を実現し、生産性の向上につながります。
明確なワークフローがあることで、従業員は自分の役割と責任を理解し、円滑に業務を遂行できるでしょう。

また、ワークフローは品質管理にも貢献します。
各プロセスでのチェックポイントを設けることで、ミスの早期発見と修正が可能になります。

さらに、コンプライアンスの観点からも重要で、適切なワークフローを設定することで、法令順守や内部統制の強化につながるのです。

このようなワークフローの重要性は、デジタル化が進む現代においてさらに顕著になっています。
適切に設計され実施されるワークフローは、企業の競争力向上と持続的な成長をサポートする重要な要素となるでしょう。

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紙を使って行われるワークフローの問題点

ワークフローでは、さまざまな申請書が利用されています。例えば、経費精算書、稟議書、休暇届、見積依頼書などです。

紙の申請書を使う場合、以下のような問題点があります。

・手書きで記入しなければならない
・申請書の作成に時間を要する
・申請書を手渡しや郵送するといった手間がかかる
・承認作業が滞りやすく、状況を確認しなければならない
・承認後、システムに手入力する必要がある
・書類の印刷や保管にコストがかかる

このように、紙を使って行われるワークフローでは手間や時間がかかり、業務効率が低下してしまうのです。

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、従来紙ベースで行われていたワークフローの手続きを電子化し、システム上で申請や承認、回覧を可能にしたものです。
業務プロセスの効率化や管理の簡素化の実現を目指せるシステムです。

申請者はシステム上で利用する申請フォームを選び、必要事項を入力します。
申請された情報は、内容に応じて設定された承認者や決裁者へ自動的にリレーされ、各担当者は内容を確認し、承認や差し戻しの処理を行います。
最終的に承認された申請内容は、電子データとして安全に保管されるのです。

ワークフローシステムを導入することで、紙の使用量削減、処理時間の短縮、承認状況の可視化など、さまざまな業務改善効果が期待できます。
また、場所や時間に縛られずに処理が可能となるため、テレワークなど柔軟な働き方にも対応しやすくなるでしょう。

ワークフローシステムの基本的な流れは、次の３つのステップで構成されています。

起票

申請者はシステム上で適切な申請フォームを選択し、必要事項を入力します。
電子フォームには、従来の紙形式と同様の項目が用意されており、ユーザーは簡単に必要情報を入力可能です。
入力完了後、申請者が送信ボタンをクリックすると、承認プロセスが始まるのです。

承認

入力された情報は、予め設定された承認ルートに従って、関係する承認者や決裁者に自動的に転送されます。
各担当者はシステム上で内容を確認し、承認や差し戻しの処理を行います。
承認者は必要に応じてコメントを追加したり、修正を要求したりすることが可能です。

保管

すべての承認プロセスが完了すると、申請内容は電子データとして安全に保管されます。
保管されたデータは、必要に応じて簡単に検索・参照することができ、長期的なデータ管理や監査対応も容易になります。
また、デジタル保管により、物理的なスペースの節約や、紙の劣化によるデータ損失のリスクも軽減されるでしょう。

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ワークフローシステムを導入できる業務

ワークフローシステムはどのような業務に導入することができるのでしょうか。
前述した紙での申請業務のほかにも、さまざまな業務に導入可能です。以下で詳しくご紹介していきましょう。

稟議

稟議とは、企業内で重要な意思決定を行う際に用いられる承認プロセスです。
稟議にワークフローシステムを導入することで、従来の紙ベースの申請から電子申請へと移行できます。

これにより、申請から承認までのプロセスが迅速化され、進捗状況をリアルタイムで把握することが可能になります。
また、過去の稟議内容を簡単に検索・参照できるため、意思決定の一貫性も向上するでしょう。

さらに、承認ルートの自動設定や承認者への自動通知機能により、人為的ミスを減らし、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
コンプライアンスの観点からも、承認履歴が明確に記録されるため、監査対応が容易になるというメリットがあります。

会議資料

会議資料の作成に時間を要することは多々あるのではないでしょうか。
特に多くの部署が参加する会議では、各部署の取りまとめや調整が必要になります。
また資料が完成すると印刷して各部署への配付もしなければなりません。

これらの業務にワークフローシステムを導入すると、資料の取りまとめをスムーズに行うことができ、資料作成業務の時間短縮が可能です。
また印刷も不要になり、コスト削減にもつながるでしょう。

全社掲示板

全社掲示板にはさまざまな連絡事項が投稿されます。
なかには投稿する前に度重なるチェックが必要な場合もあるのではないでしょうか。

ワークフローシステムを導入すると、投稿内容の確認および承認をシステム上で行い、承認後に自動で公開することもできます。

目標管理

目標管理にもワークフローシステムを導入することが可能です。
各社員の目標をシステム上で管理することにより、進捗状況の可視化ができます。
また、目標設定の未対応者への督促などの自動化もできるでしょう。

見積審査

見積書の作成には、複数の部署との連携が必要となることが多々あります。
これまでのメールを主体としたやり取りでは、情報が散在し、全体の状況把握に多くの時間を要していました。
さらに、コミュニケーションの履歴管理が難しく、重要な指摘事項の反映漏れなどのミスが発生しやすい状況でした。

この問題を解決するためには、見積審査へのワークフローシステムの導入が有効でしょう。
これにより、対応履歴を一元管理できるようになり、同時に各段階の進捗状況を明確に把握することが可能になります。

これらの改善により、ミス防止と状況確認の効率化が同時に実現され、見積書作成の正確性が大幅に向上するでしょう。

要望管理

製品開発において、顧客からの要望を取り入れることは不可欠です。
顧客の要望を受けた際、その実装の可否判断、担当者の割り当て、さらには複数部門を巻き込んだ協力体制の構築など、多岐にわたるプロセスが発生します。
これらの業務フローをシステム化することで、多くのメリットがあるのです。

まず、関係部署への一斉通知と確認依頼が可能となり、対応の迅速化が図れます。また、要望に関連する情報を一元管理できるようになり、効率的な意思決定が可能になります。

このようなシステム導入により、顧客の声を製品に反映するプロセスが効率化され、結果として、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

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ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットがあります。

業務効率化

書類が電子化されることによって、紙の書類で行っていた際の労力と時間を削減することができます。
また記入内容を自動でチェックできるため、ミスを減らすことも可能です。

決裁時間の短縮

書類の手渡しや郵送の必要がなくなり、決裁時間を短縮することができます。
またシステム上で申請状況や承認状況を確認できるため、承認作業の滞りも防止しやすいでしょう。

内部統制の強化

申請フォームと承認ルートを一元管理することで、必要な情報を伝えなければならない人に正しく伝えることができます。
また申請履歴の管理やアクセス管理が可能なため、コンプライアンスの強化にもつながるのです。

ペーパーレス化

ペーパーレス化の実現によって、印刷費や郵送費といったコストの削減が可能になります。また紙で書類を保管する必要もなくなり、管理がとても楽に行えるでしょう。

データ活用が可能

申請されたデータを容易に検索や抽出、集計できるようになります。
これにより、業務内容の分析や改善も可能になるのです。

働き方を柔軟に

出社しなくても申請や承認が可能になり、時間や場所に関係なく働くことができます。

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ワークフローシステムの選び方

さまざまなワークフローシステムがあるなかで、自社に合ったシステムを選ぶことはとても重要です。
では、どのような基準で選べばよいのでしょうか。

提供環境

ワークフローシステムの提供環境は、主にオンプレミス型とクラウド型の２つに大別されます。
それぞれの特徴と適した導入先が異なるため、企業の規模やニーズに応じて選択しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、企業が自社内にインフラを整備し、独自に管理・運用する形態です。
組織のニーズに合わせて細かな調整が可能で、セキュリティ面においても、企業独自の厳格な基準を適用できます。

しかしながら、オンプレミス型には相応の初期投資が必要となり、継続的な保守や管理のための人材確保も求められます。

そのため、オンプレミス型は主に、IT部門が充実しており、システム運用に十分なリソースを投入できる中規模以上の企業や大規模組織に適しているといえるでしょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する形態です。クラウド型では、専用のサーバーやネットワーク機器を自社で用意する必要がなく、初期投資を抑えられるのが特徴です。

さらに、システムの保守やアップデート、セキュリティ対策などは提供元が担当するため、利用企業の負担が軽減されます。

このような特性から、クラウド型は特に、システム運用にかけられるリソースが限られている場合や、低コストでの導入を優先する企業にとって、魅力的な選択肢となるでしょう。

操作性

社員にとって操作しやすいかどうかは非常に重要です。操作が難しいと、ワークフローシステムを導入してもうまく活用できません。

容易にワークフローシステムへと移行できるよう、誰でも簡単に操作できるかどうかを確認しておきましょう。

設定の自由度

自社のワークフローに合った設定ができることも重要なポイントです。社内での申請では、種類や内容などにより承認ルートが異なるでしょう。

そのような場合でも、柔軟な設定ができるワークフローシステムを選ぶと、多くの業務を効率化することができます。

スマートデバイスへの対応

スマートフォンやタブレットに対応していることは必須ともいえるのではないでしょうか。
在宅勤務時や外出時にシステムを利用できれば、決裁時間をより短縮することができ、さらなる業務効率化につながるでしょう。

外部システムとの連携

外部システムと連携できると、データの相互共有などが可能になります。
すでに利用しているシステムや今後導入予定のシステムと連携できるかどうかも、事前に確認しておくとよいでしょう。

サポート

ワークフローシステムの選定において、サポートの質は非常に重要です。
システム導入後に発生する疑問や問題に対処するため、充実したサポート体制が整っているかどうかを確認しましょう。

例えば、メールや電話による迅速なサポートが提供されていれば、機能や操作に関する疑問をすぐに解決できます。
さらに、包括的なユーザーサポートサイトがあれば、多くの課題を自分で解決できる可能性が高まるでしょう。

提供企業の導入実績

導入実績の多さもワークフローシステム選択の際の重要な要素です。

豊富な導入実績をもつシステムは、蓄積された経験を活かし、業界や組織構造、特有の課題に合わせたカスタマイズされたソリューションを提供できる可能性が高いでしょう。

類似した課題を抱えていた他社の事例を参照することで、自社での活用方法をより具体的にイメージでき、効果的な業務改善のアイデアを得られるかもしれません。

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ワークフローシステムの導入手順

ワークフローシステムの典型的な導入手順をご紹介します。

１．推進体制の整備

システム部門と対象となる業務部門で協力して進められるよう、体制を整えます。

２．対象業務とルールの確認

ワークフローシステムの対象とする業務を洗い出し、その決裁ルールを確認します。
対象の業務内容や量により選ぶシステムが変わるので、あらかじめよく確認しておきましょう。

３．ワークフローシステムの選定・導入

自社に合ったワークフローシステムを選定し、導入します。

４．人事・組織情報の準備

基本的に、人事・組織情報は既存の人事システムデータに基づいて登録を行います。
必要な情報の取り出し方法や、ワークフローシステムへのデータ移行方法などを事前に確認しておきましょう。

５．申請画面の作成

対象業務の申請画面をつくります。
申請画面をつくる方法は複数あり、システム上で直接作成するタイプや、事前につくっておいたファイルをアップロードして作成するといった方法があります。
また、申請画面にはさまざまな機能を追加できますが、どの機能をどこまで実装するか、明確な方針を立てておくとよいでしょう。

６．経路の定義

各々の申請業務による承認経路を定義します。
これにより、申請者は設定されている承認経路からその時々に合った経路を選択できるでしょう。

７．権限の設定

各々の書類の権限を設定します。システムによっては、書類が格納されているフォルダによって権限を設定することも可能です。

８．運用体制の整備

サービスの利用時間や問い合わせの対応など、運用していくうえで必要なルールを決定し体制を整えます。

９．エンドユーザーの教育

マニュアルをつくって、エンドユーザーに教育をします。
通常業務で利用する社員に対しての教育内容は、申請や承認、決裁などの基本的な使い方やルールです。

一方、管理者に対しては、新たな申請業務の開発などについても教育を行う必要があるでしょう。

10．本番移行

開発および検証をおこなっていた申請画面や経路、権限などの情報を本番機に移行します。

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ワークフローシステムの活用事例

ワークフローシステムは、実際の現場でどのように活用されているのでしょうか。
その事例を４つご紹介します。

三井倉庫ホールディングス株式会社

グローバルな総合物流サービスを提供する三井倉庫ホールディングス株式会社では、Excelによる記入ミスや記入漏れ、確認作業や不備の対処などに時間を要していました。また、アプリケーション開発の進捗管理には、プロジェクト管理ツールを用いており、システム連携がスムーズに行えず、正確かつタイムリーな状況把握ができないことも課題でした。

そこで、情報システム部の業務のデジタル化を目指し、デジタルワークフローによる業務効率化のためのクラウドサービス「ServiceNow」を導入しました。

単なるシステム導入ではなく、将来的な発展を見据え、数段階のステップに分けて取り組むことで、申請や進捗管理の一元管理が可能となり、情報システム部のデジタル化に成功しています。

三井倉庫ホールディングス株式会社様導入事例｜JSOL

株式会社TBSホールディングス

認定放送持株会社であるTBSホールディングスでは、DXや働き方改革に取り組むにあたり、会計業務の非効率さが課題でした。

例えば、従来の会計システムは紙ベースだったため、外出先から会社に戻って精算業務をする必要があり、経費の種類が多く、経費精算の承認ルートは500にも及んでいたそうです。

そこで、NTTデータ・ビズインテグラルのERP「Biz∫」を基軸に据え、電子承認に用いるワークフロー「intra-mart」を導入しました。
intra-martを基盤とする「さくっと経費（JSOL経費精算テンプレート）」や経理業務特化型AI-OCR「領収書Robota」、BIツール「DaTaStudio@WEB」などを組み合わせることで、領収書や請求書などの証憑や承認ワークフローの電子化に成功しています。これまで会計業務にかけていた時間や手間は、本来の番組制作にかけられるようになり、リソースの有効活用が実現しています。

株式会社TBSホールディングス様導入事例｜JSOL

トヨタファイナンス株式会社

トヨタファイナンス株式会社では、紙の書類をベースとした業務プロセスが多く、申請承認のデジタル化も未整備の部分が多かったのです。紙で取りまわすプロセスがあると、効率化や自動化のボトルネックになってしまうため、同社は汎用的に活用できるワークフローシステムを導入しました。

その結果、多くのアナログな業務プロセスのデジタル化に成功しました。ライセンス費用分のコストは１年で回収できており、ワークフローシステムの導入効果は高いといえるでしょう。

導入事例（トヨタファイナンス株式会社様）｜intra-mart

アットホーム株式会社

アットホーム株式会社では紙の書類は社内便で関係部署や各営業所に送っていました。しかしながら、ワークフローシステム導入により、リードタイムが丸２日短縮するなど、情報共有のスピードが大幅に上がったのです。

またワークフローシステム導入後、紙を廃止した業務が増加しました。それにより、テレワークでも可能な業務が増え、出社率の削減にもつながっているようです。

導入事例（アットホーム株式会社様）｜intra-mart

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ワークフローシステム導入にあたっての注意点

ワークフローシステムを導入してもうまく活用できないと効果がでません。
そのため、ワークフローシステム導入にあたっての注意点についてもきちんと理解しておきましょう。

社内ルールの整備

ワークフローシステムは、基本的に会社のルールに合わせてカスタマイズできるようになっています。
自社のルールに合ったシステムを構築できるよう、まずは社内ルールをきちんと整備することが重要です。

情報漏えい対策

社内の重要な情報を扱うワークフローシステムでは、万全なセキュリティ対策が必要です。
外部からの攻撃や内部不正による情報漏えいが発生してしまうと、大きな損失となる可能性があります。

そのため、社員や管理データ閲覧に権限を付与し、必要な情報のみにアクセスできるよう設定しましょう。

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まとめ

ワークフローシステムを導入できる業務は多々あります。自社に合ったワークフローシステムを選ぶことで、業務効率化やコスト削減にもつながり、たくさんのメリットを得られるでしょう。

「J’s X」もまた、業務と業務をつなぐ、業界特化型のデジタルワークフローシステムです。JSOLがServiceNowの豊富な導入経験をもとに、企業・団体のあらゆる業務プロセスをシンプルにします。業界・業種に合わせた支援が可能なため、自社にピッタリのワークフローシステムが導入できます。

「J’s X」であらゆる業務プロセスを楽に、シンプルにしてみませんか。

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