事務作業を効率化するには？効率化のポイントや
ツール・アイデアをまとめて紹介

事務作業における業務効率化とは

事務作業は、マニュアルに沿ったルーティンが多いため、効率化を難しいものと捉えている方も多いことでしょう。

実は、業務内容や作業手順の変化が少ない事務作業こそ、見直しを行うことで効率化が期待できます。業務を効率化させるには、仕事のプロセスの中からムリ・ムダ・ムラを見つけて省き、改善することです。

事務作業の効率化を図るには、さまざまな方法があります。例えば、PCのショートカットキーを活用したり、会議時間の短縮などを行ったりするといった時短テクニックを活用することです。ほかにITツールの導入や業務委託なども一つの方法です。

業務効率化については、以下のページで詳しく解説していますので、チェックしてみましょう。

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仕事の効率化ができている人とは

効率アップのためのツールさえ入手できれば、事務作業の効率化を実現するのは誰でも可能でしょうか。実は、そうともいえません。業務の効率化のためのツールを導入し、アイデアを実践しても、目の前の業務にやみくもに取り組んでいるだけでは効率化にはつながらないのです。仕事の効率化＝ツールの導入ではありません。

業務内容にかかわらず、仕事の効率化を実現できている人には共通点があります。

ここでは、仕事の効率化ができている人がやっていることを２点紹介します。日頃の業務をイメージしながら、確認してみましょう。

仕事の全体像をつかむ

仕事の効率化ができている人は、まず、仕事に取り組む前に仕事の全体像を把握します。目の前にある仕事の目的は何なのか、ほかの部署に影響があるのかといったことから、納品スケジュールをチェックして取り組む優先順位などをつかむのです。

「段取り八分仕事二分」という格言があります。仕事の段取りができれば、８割の仕事は完了しているという意味です。仕事が回ってきたら、短時間でもいいので、まずは俯瞰して全体像を把握することを心掛けましょう。

適切なアウトプット

仕事の効率化ができている人は、それぞれの仕事に対して、適切なアウトプットを行っています。

適切なアウトプットとは、その仕事に見合った時間と労力を割いて業務を遂行するという意味です。

いくらアウトプットの質が高くても、その作業に膨大な時間と労力をかける人は、仕事の効率化ができているとは言えません。仕事が積み重なってしまうと、次第に締切に追われるようになり、アウトプットの質が低下する可能性もあります。

社外向けのメール作成は高い質でアウトプットする必要がありますが、社内向けのメール作成などは、及第点でのアウトプットでも良いケースもあるでしょう。すべての業務を100%の質でアウトプットする必要はありません。

仕事の効率化ができている人は、求められている業務の量と質をもとに、どのようなアウトプットをするといいのかを判断することができます。

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事務作業の効率化で得られるメリット

事務作業を効率化すると、作業時間そのものを短縮できるだけではなく、さまざまなメリットが得られます。事務作業の効率化で得られる主なメリットを３つ紹介します。

コスト削減

事務作業の効率化で得られる大きなメリットは、コストの削減です。コストの削減状況は、数字でチェックすることができるため、把握しやすいメリットといえます。

毎日３時間ほどかかる事務作業を２時間で終えることができれば、１カ月間で30時間もの作業時間を減らし、人件費も30時間分削減可能です。残業でカバーしていた業務であれば、残業代なども削減できるでしょう。

ミスの削減

事務作業につきものなのが、人為的なミスです。事務作業の効率化を図るため、作業を自動化できるツールなどを導入できれば、人為的なミスを削減できます。ミスの発生を抑制できれば、業務の効率化がさらに進むという好循環が生まれるでしょう。

属人的な業務が多ければ、従業員の新陳代謝にも影響を与えがちです。特定の業務を特定の従業員しか担うことができないといった状況もあるでしょう。属人的な業務をツールなどで自動化すれば、ミスを防ぐだけでなく、たとえ作業の担当者が入れ替わった時にもミスを防ぐことができるなどのメリットがあります。

生産性向上

事務作業を効率化すれば、企業全体の生産性にもつながります。事務作業は間接業務といわれ、企業の直接的な売上や業績には関連しないといわれていますが、事務作業が効率化されれば、営業・販売などの直接業務にかかる事務作業もスムーズになり、企業の生産性が向上するはずです。

事務作業の効率化により、削減された作業時間をほかの業務にあてることができることもメリットといえます。着手したほかの業務により、さらなる生産性向上にもつながる可能性があるのです。

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事務作業を効率化するためのアイデア11選

さまざまな方法で事務作業の効率化は可能ですが、どのような企業でも取り入れやすいアイデア11選を紹介します。

デスク周りやパソコンのデータの整理整頓

デスク周りやパソコンのデータを整理整頓し、定位置を決めるようにすると、事務作業にすぐに取りかかれるようになります。

必要な資料を毎回探しているようでは、事務作業の効率化はなかなか進みません。整理整頓をすれば、資料を探すための手間や時間を排除することが可能です。

デュアルディスプレイを使用する

パソコン本体に対して、モニターを２つ使用するデュアルディスプレイを採用すれば、事務作業の効率アップが見込めます。

複数の資料を表示したり加工したりするような事務作業の場合には、デュアルディスプレイが有効です。例えば、片方のモニターで資料を表示させ、もう一方では資料を参照しながら入力するなどといった使い方ができます。

ショートカットキーの活用

パソコン作業をする時にはショートカットキーを活用すると作業時間の短縮につながります。よく使う機能があれば、ショートカットキーを覚えておきましょう。

多くの方が活用するショートカットキーとしては「保存」「元に戻す」「コピー」「ペースト」などが挙げられますが、ほかにもたくさんあります。

操作とショートカットキーを掲載した一覧表を作って共有すれば、多くの人の作業時間の短縮につながるでしょう。

WindowsとMacでショートカットキーは異なります。確認しておきましょう。

Windows のキーボード ショートカット

Mac のキーボードショートカット

メール確認の時間を決める

メールを受信したら、早めの返信を心掛けている方も多いことでしょう。

しかし、携わる業務が多ければ、メールの受信回数も多くなりがちです。メール内容の確認と返信をするのも大変な作業となってしまうでしょう。

メール対応で、業務のスケジュールが狂ってしまう恐れもあります。メールを確認する時間を決めておくといいでしょう。

業務マニュアル・フローチャートの作成

事務作業は、ルーティンワークが多いため、しっかりとしたマニュアルづくりが重要です。マニュアルを一度つくればいいのではなく、アップデートしていけば、業務効率も向上していくでしょう。

マニュアルとともにフローチャートも作れば、後任者へのバトンタッチもスムーズに進んでいくはずです。フローチャート作成については、以下のページで詳しく解説していますので、参考にしてみましょう。

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業務ごとの担当の見直し

「適材適所」を念頭に、業務に当たる担当者の見直しを行うことも、事務作業の効率化につながります。例えば、テキストを入力するスピードが速い方もいれば、文書のチェックが得意な方もいます。

得意・不得意に応じて業務を任せれば、社員がやりがいを持って仕事できるだけでなく、業務効率も格段に上がるでしょう。

人に任せられる仕事を増やす

業務を人に任せるのを嫌がる方もいますが、苦手な業務を無理して続けていくよりも、得意な人に任せてしまったほうが、作業が効率的に進むことがあります。

しかし、業務を任せられる側にも当然、元からの仕事があります。余裕を持って早めに周囲の協力が得られるような環境づくりにも努めましょう。

似ている仕事はまとめて行う

同じような作業は、まとめて行ったほうが効率的に進められます。例えば、別の部署であったとしても、似た作業をしている担当者がいる場合には、業務の集約を検討してもいいかもしれません。

依頼された側の方の負担感は少なくて済みますし、依頼した側の方は、他の作業に取り組むことができます。

単純作業の自動化

単純な作業については、どうしても人手でやらなくてはならないのか、見直してみましょう。例えば、手入力していたデータを自動化ツールなどにまかせれば、ケアレスミスを減らしつつ、大幅な時間の短縮が可能となります。

事務作業を自動化するためのシステムやソフトは多数ありますので、検討してみましょう。

書類や資料のペーパレス化を進める

ペーパーレス化は浸透してきています。資料を紙で印刷する必要があるのか、今一度検討してみましょう。印刷する時間や印刷した紙を束ねる時間、紙の資料の中からほしい資料を探す時間は、必要でしょうか。

紙を使う作業からデジタル化への転換を検討してみれば、事務作業の効率化が図れることでしょう。

アウトソーシングの活用

事務作業の中には、データ入力業務など、必ずしも社内で実行しなくてもいい業務があるはずです。そのような場合には、アウトソーシングという手も考えてみましょう。

アウトソーシングにはコストがかかりますが、外部委託することで、業務のブラッシュアップができる可能性があります。業務委託したことにより、手の空いた従業員に別の業務にあたってもらうこともできます。

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業務効率化の取り組み方

業務効率化に取り組むのなら、最大限の成果を導き出したいものです。やみくもに取り組んでいては、成果も小さくなってしまう可能性があります。

業務効率化の取り組み方について、確認しておきたい５つのステップを紹介します。

仕事の全体像を把握する

業務効率化で大切なのは、まずは全体像を把握することです。具体的には、作業の目的は何か、優先順位や所要時間はどのくらいか、期限は定められているのかなどをつかんでおくことです。

全体像を把握しておくことで、不要な作業や無駄な工程が見えてきます。省くべきところは省きながら作業に取り組めるようになるでしょう。

目標を立てる

次に、業務効率化の具体的な目標を立てます。大きな目標ではなく、達成できそうな小さな目標を立てることがポイントです。

コスト削減も意識して、業務効率化の目標を立ててみましょう。例えば、業務効率化によって１日20分の人件費を減らせるとすれば、時給1500円の人であれば500円分のコスト削減が可能です。

問題点のある箇所を特定する

問題点のある箇所を特定することも、業務効率化の近道です。

仕事の全体像を把握できたら、時間や手間がかかっている作業を見つけ出しましょう。問題点が判明したら、どのようなことが原因で問題が生じているのかを確認します。

どのようなことが原因なのかを明確にすることで、マニュアルの作成やツールの導入などの適切な対処方法を見いだせます。

効率化実施のスケジュールを決める

目標が決まったら、スケジュールを立てます。優先度を見極めて、優先度の高い業務から無理なくできる範囲で取りかかるようにしましょう。

効率化を急いで進めようとすると、社員が戸惑ったり、業務の質が下がってしまう可能性もあります。大きな目標は小さく分けて、着実に目標を達成していきましょう。

改善に対する効果検証・振り返りを行う

業務の効率化を図った後は、効果検証をすることも大切です。改善した内容を可視化させ、振り返りを行いましょう。

思い通りの成果を挙げられなかった場合でも、しっかりと振り返りを行い、次回に活かせれば、成果を出すことにつながります。

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事務作業を効率化するために意識するポイント

事務作業を担う一人一人が効率化に取り組むことで、大きな改善が図れます。事務作業の効率化を進めるために、担当者が意識しておきたいポイントを２点紹介します。

コスト意識を持つ

一般的に事務作業とは間接業務であり、企業の売上に直接的には貢献しません。しかし、事務作業を担う従業員に人件費を支払っています。企業が支払った人件費に見合った働きができるよう、事務作業にもコスト意識が必要です。

コスト意識を持つと、無駄な作業はないか、よりも安価な代用品はないかなどを模索できるようになるでしょう。業務における無駄の発生を抑えることにつながり、作業の効率化にもつながります。

どの作業もより効率化できないか模索する

事務作業を効率化するためには、どのような作業もより効率化できないか模索することも意識しましょう。

事務作業を担ううえで、改善点や問題点に気づくこともあるでしょう。作業プロセスを変えればいいのか、新たなツールを導入すればいいのかなどを、改善方法を検討・実行することで事務作業の効率は向上します。

DXツールが続々と登場している近年は、数年前には改善が難しかった作業も難なく自動化できるという状況に変わっているかもしれません。DX情報や他社の動向もチェックしておくのがおすすめです。

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事務作業の業務効率化に役立つツール

事務作業の業務効率化を成し遂げるためには、ツールの活用が効果的です。ツール選びのポイントは、課題を解決できるツールかどうかと、社内で使いこなせるかどうかです。この２点を念頭に置いてツールを選んでみましょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを使えば、タスクを視覚的に捉えやすくなります。業務の優先順位なども状況に応じて入れ替えることも可能です。

タスクに関わるメンバーとともにタスク管理ツールを用いれば、進捗状況も共有できます。状況が可視化できるため、担当者の入れ替えや追加なども行いながら、業務効率化を図ることができるでしょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤の打刻から給与計算などがシームレスに行えます。タイムカードを入力して勤怠表を作成するといった負担が大幅に軽減できます。

クラウド上の勤怠管理システムは、インターネットが使える環境であれば、社外からでも打刻できる機能を備えており、在宅勤務の社員にも対応可能です。

Web会議システム

Web会議システムは、インターネット環境さえあれば、どこにいても同じ会議に出席することができます。大規模なセミナー開催が可能なシステムもあります。

Web会議システムを利用することで、会場費や交通費を削減できるほか、移動にかける時間の削減も可能です。

電子契約・電子サイン・電子署名システム

電子契約や電子サイン、電子署名システムを導入する企業が増えています。電子契約システムを導入すれば、書類をやりとりするための印刷費、郵便料金なども削減できます。

電子サインが利用できれば、押印や決済のために社員が出社する必要がなくなり、柔軟な働き方の実現にもつながるでしょう。

オンラインストレージ

書類をデータ化したら、従来の書庫に替わり、オンラインストレージが必要になるでしょう。オンラインストレージを使えば、インターネット上で資料を管理できます。

保管したデータは、パソコンやスマートフォンなどのデジタル端末で、いつでもどこでも閲覧が可能です。

RPA

RPAは「Robotic Process Automation」の略語です。ルーティンの業務をロボットにより自動化することを指しています。

データ入力や書類作成、電話応対などの業務をRPAの導入で自動化でき、業務効率化を進めることができるでしょう。

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まとめ

事務作業の効率化には属人的な業務から脱却し、デジタル技術を活用していくことが不可欠です。

「J’s X」は、ローコード・ノーコードで製作可能なプラットフォームのため、必要なシステムを社内で構築できます。「J’s X」のナレッジ管理機能を活用すれば、業務の脱・属人化が可能です。また、デジタルワークフローやペーパーレス化に向けた機能により、事務作業の効率化に貢献できます。

事務作業効率化の手始めとして、業界・業種に合わせた支援が可能なITソリューション「J’s X」（ジェイズクロス）の導入を検討してみませんか。

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