多くの企業で導入が進んでいるSalesforceですが、「多機能で何から手をつければよいかわからない」「使い方が難しそう」と感じている方も多いのではないでしょうか。Salesforceは、顧客情報や営業案件を一元管理し、営業活動を効率化するための強力なツールです。しかし、そのポテンシャルを最大限に引き出すには、基本的な使い方を正しく理解することが不可欠です。

本記事では、Salesforceを初めて使う初心者の方に向けて、主要な機能の使い方、そして社内で活用を定着させるためのポイントまで、ステップバイステップで分かりやすく解説します。この記事を読めば、Salesforceの基本操作に自信がつき、日々の業務で効果的に活用できるようになるでしょう。

まず覚えたい！Salesforceの基本的な使い方

Salesforceの全体像を理解したところで、さっそく基本的な使い方を見ていきましょう。ここでは、ログイン方法からホーム画面の見方、そして最低限覚えておきたい専門用語まで、最初のステップを解説します。

手順1：Salesforceにログインする

まずは、自社専用のSalesforce環境にログインします。システム管理者から共有されたログインURLにアクセスし、ユーザー名とパスワードを入力してください。セキュリティ強化のため、初回ログイン時にはパスワードの変更や、多要素認証（MFA）の設定が求められる場合があります。画面の指示に従って設定を完了させましょう。

手順2：ホーム画面の構成を理解する

ログインすると、最初に表示されるのがホーム画面です。ここには、あなたの今日の予定やタスク、重要なレポートのグラフ（ダッシュボード）などが表示されます。よく使う機能にすぐにアクセスできるよう、表示する項目をカスタマイズすることも可能です。画面上部にはナビゲーションバーがあり、「取引先」「商談」といった各機能（オブジェクト）へ移動するためのタブが並んでいます。

手順3：基本用語（オブジェクト・レコード）を覚える

Salesforceを使いこなす上で、避けては通れないのが独自の専門用語です。ここでは、最も基本的で重要な2つの用語「オブジェクト」と「レコード」を覚えましょう。

・オブジェクト：情報を格納する「箱」や「入れ物」のようなものです。Excelで例えるなら、「取引先」シートや「商談」シートといった、シートそのものに相当します。「取引先」「商談」「リード」などが代表的なオブジェクトです。

・レコード：オブジェクトという「箱」の中に入れられた、個々のデータのことです。Excelで例えるなら、シート内の1行1行のデータにあたります。例えば、「取引先」オブジェクトの中にある「A株式会社」や「B株式会社」の情報が、それぞれ1つのレコードです。

この2つの関係性を理解するだけで、Salesforceのデータ構造がぐっと分かりやすくなります。

営業活動で必須の4つの基本機能の使い方

Salesforceには多くの機能がありますが、まずは営業活動で日常的に使う4つの基本機能をマスターすることから始めましょう。これらの機能を使いこなすことで、日々の業務が格段に効率化されます。

顧客情報を管理する「取引先」と「取引先責任者」

「取引先」は、取引のある企業や組織の情報を管理するオブジェクトです。会社名、住所、電話番号といった基本情報に加え、業種や従業員数などの情報も記録できます。
「取引先責任者」は、その取引先に所属する担当者の情報を管理するオブジェクトです。氏名、役職、メールアドレスなどを登録します。一つの取引先レコードに対して、複数の取引先責任者レコードを紐づけることができます。まずは、自分が担当するお客様の情報を正確に入力することから始めてみましょう。

営業案件を管理する「商談」

「商談」は、具体的な営業案件の進捗を管理するためのオブジェクトです。商談名、金額、受注予定日、そして現在の進捗状況（フェーズ）などを記録します。商談フェーズを更新していくことで、案件が今どの段階にあるのかをチーム全体で共有できます。上司や同僚もあなたの案件状況を把握できるため、適切なタイミングでアドバイスやサポートを受けやすくなります。

日々の活動を記録する「ToDo」と「行動」

日々の営業活動を記録するために使うのが「ToDo」と「行動」です。「ToDo」は、これから行うべきタスク、例えば「A社に見積もりを送付する」といった未来の予定を管理するために使います。
一方、「行動」は、完了した活動の履歴を残すためのものです。「B社に電話でアポイントを取得した」「C社を訪問しデモを実施した」など、顧客との接触履歴を記録します。これらの活動記録を商談レコードに紐づけておくことで、案件の経緯を誰もが正確に把握できるようになります。

データを可視化する「レポート」と「ダッシュボード」

Salesforceの大きな強みは、入力したデータを簡単に集計・分析できる点です。「レポート」機能を使えば、「今月の担当者別受注金額一覧」や「進行中の商談リスト」といった表を簡単な操作で作成できます。
「ダッシュボード」は、複数のレポート結果をグラフやメーターなどの見やすい形式で1つの画面にまとめて表示する機能です。売上目標の達成率や活動件数などを常にダッシュボードで確認することで、自身の営業活動の状況を客観的に把握し、次にとるべきアクションを考えやすくなります。

Salesforceを社内で定着させる3つのポイント

Salesforceは非常に高機能なツールですが、導入しただけでは成果につながりません。実際に利用する営業担当者たちが、日々の業務でストレスなく使い続けられるようにすることが最も重要です。ここでは、社内での定着を成功させるための3つのポイントを紹介します。

入力する項目を必要最低限に絞る

導入初期にありがちなのが、あれもこれもと多くのデータ入力を求めてしまうことです。入力項目が多すぎると、営業担当者の負担が増え、結果的に入力されなくなってしまいます。まずは「商談名」「金額」「受注予定日」「フェーズ」など、売上予測や案件管理に最低限必要な項目に絞ってスタートしましょう。運用が定着してきたら、必要に応じて徐々に項目を増やしていくのが成功の秘訣です。

入力ルールを組織で統一する

誰が、いつ、どの情報を入力するのか、というルールを組織全体で明確に定め、統一することが重要です。例えば、「商談フェーズは毎週金曜日の終業時までに最新化する」「顧客訪問後は24時間以内に活動内容を記録する」といった具体的なルールです。ルールが曖昧だと、人によって入力の粒度や頻度がバラバラになり、データの価値が低下してしまいます。最初にシンプルなルールを決め、全員でそれを守る意識を持つことが大切です。

スマートフォンアプリを活用する

Salesforceにはスマートフォン用の公式アプリがあります。このアプリを使えば、外出先や移動中でも簡単にお客様の情報を確認したり、商談の進捗を更新したりできます。わざわざ会社に戻ってPCを開く必要がないため、リアルタイムでの情報更新が習慣化しやすくなります。活動報告の抜け漏れを防ぎ、業務の効率を大幅に向上させるために、ぜひ活用をおすすめします。

Salesforceの効果的な学習方法

Salesforceの基本操作に慣れてきたら、さらに活用レベルを高めるための学習を進めていきましょう。Salesforceは奥が深いツールであり、学べば学ぶほど業務に活かせる新しい発見があります。

無料の公式学習ツール「Trailhead」を活用する

Salesforce社が提供している「Trailhead」は、誰でも無料で利用できるオンライン学習ツールです。ゲーム感覚でSalesforceの機能や活用方法を学ぶことができ、初心者向けの基本的な内容から、開発者向けの専門的な内容まで幅広いコースが用意されています。実際に操作を試せる演習環境も提供されているため、実践的なスキルを身につけるのに最適です。通勤時間などの隙間時間を活用して、興味のある分野から学習を進めてみてはいかがでしょうか。

参考： Trailhead

企業の成功事例から活用法を学ぶ

他社がどのようにSalesforceを活用して成果を上げているのかを知ることも、非常に有効な学習方法です。Salesforceの公式サイトや様々なIT系ニュースサイトには、多くの企業の導入事例が掲載されています。自社と同じ業界や似たような課題を抱えていた企業の事例を読むことで、「自社でもこんな使い方ができるかもしれない」といった新しい活用のヒントを得ることができます。

導入事例｜ JSOL Salesforce導入支援（※スクロールしてください）

まとめ

本記事では、Salesforce初心者の方向けに、基本的な使い方から営業活動での主要な機能、そして社内で定着させるためのポイントまでを解説しました。Salesforceは、顧客情報を一元管理し、営業活動を可視化・効率化することで、ビジネスを大きく成長させる力を持っています。

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